Dein Reiseführer durch die Palettenbuchhaltung: Hier sind 3 wichtige Stationen

Palettenbuchhaltung

Neulich war ich wieder einmal in Berlin.
Berlin ist eine tolle Stadt zwar etwas überfüllt, aber dennoch toll.

Ich fahre jedes Jahr einmal nach Berlin und schau mir diese schöne Metropole an.

Am Ende des Tages sitzen meine Frau und ich immer beim selben Italiener und essen Spaghetti Carbonara.

Ich weiß noch ganz genau, als meine Frau und ich das erste Mal in Berlin waren.

Wir hatten uns einiges vorgenommen an diesem sonnigen Wochenende.
Zu unseren Ausflugszielen zählte der Alexanderplatz, der Fernsehturm, die Siegessäule und shoppen wollten wir auch noch.

Auf dem Weg dorthin erzählten wir darüber, dass wir beide schon immer in so einer riesigen Stadt wohnen wollten und dass wir es in Erwägung ziehen sollten dort hin zu ziehen.

Wir fuhren also in Berlin ein und hörten bereits die nette Stimme der Bahnmitarbeiterin „nächster Halt Berlin Hauptbahnhof“

Ein Blick durch das Fenster des Abteils ließ uns die ersten Einblicke von Berlin erhaschen.

Die Sonne strahlte an diesem Oktobermorgen und der Tau auf den Häusern, an den Scheiben und auf der Straße sorgte dafür, dass diese Sonnenstrahlen so richtig glänzten.

Alles in allem wirkte Berlin an diesem Tag, aus meinem Zugabteil sehr freundlich, sehr ausgeschlafen aber auch sehr ruhig.

Dieser Eindruck sollte sich aber schlagartig ändern.

Mit einem Quietschen hielt der Zug am Hauptbahnhof. So wie wir, hatten viele andere Menschen Berlin als Reiseziel für dieses Oktoberwochenende ausgemacht.

Der Bahnhof war voller Menschen. Der Zug mit welchem wir ankamen war es ebenfalls. So brauchten wir eine gefühlte Ewigkeit bis wir aussteigen konnten.

Ausgestiegen, wurden wir aufgenommen in eine riesige Menschenmasse, welche das gleiche Ziel, wie wir verfolgte. Das Ziel hieß, „Erstmal weg hier.“

Anders als ein gut funktionierender Schwarm bei dem alle Lebewesen genau das tun, was der Nebenmann tut, läuft so eine Menschenmenge äußerst unkontrolliert.

Meine Frau und ich brachen also unser Ziel „weg hier“ erst einmal herunter auf ein kleineres Zwischenziel.

Und dieses Zwischenziel hieß „erreiche die Rolltreppe und verlass den Bahnsteig“

Wir sahen diese Rolltreppe und wie ein Zug bahnten wir unseren Weg durch die Menschenmasse.

Nachdem wir die Rolltreppe erreichten, den Bahnsteig verliesen, suchten wir den Ausgang des Bahnhofes.

Unser erstes großes Ziel hieß: „Verlasse den Bahnhof und suche die Straßen- oder U-Bahn, welche dich direkt ins Hotel bringt“.

Aber so einfach ist das gar nicht. Leute, welche aus Berlin, München, Hamburg oder Köln kommen, mögen mir verzeihen, aber für mich war diese Menschenmasse schon beängstigend.

Und dann sucht man auf dem Bahnhof das richtige Abfahrtsgleis und einem stehen hunderte Alternativen zur Verfügung.

Was wir jetzt brauchten und was wir uns dann sofort anschafften, war ein Plan, ein U-Bahn Plan von Berlin.

So ein U Bahn Plan oder eine Stadtkarte zeigt Dir den Weg zu Deinem Ziel.

Klar hätten wir uns auch in irgendeine Straßenbahn setzen können und einfach losfahren können.
Aber was meinst Du: Wie groß die Wahrscheinlichkeit ist anzukommen?

Das man einen Fahrplan in so einer Situation braucht ist jedem klar.
Jeder weiß dies und unsere Erfahrung macht uns ganz schnell deutlich, dass es ohne diesen Plan überhaupt nicht funktionieren kann.

In der Palettenbuchhaltung brauchst du genau diese Landkarten oder Fahrpläne um an dein Ziel zu kommen. Ohne diese Fahrpläne sitzt du im
falschen Zug. Du versuchst zwar anzukommen aber du kommst entweder nie, du kommst am falschen Ort oder du kommst viel zu spät an.

Obwohl uns Allen klar ist, dass wir die richtigen Landkarten besitzen müssen, machen täglich Menschen immer wieder den Fehler, dass sie in
den falschen Zug steigen.

Diese Mitarbeiter möchten jeden Tag ein Palettenkonto führen oder Palettenverluste verhindern, setzen sich aber niemals in den Zug, welcher
genau an dieses Ziel führt.

Stattdessen setzen diese Mitarbeiter sich in irgendeinen Zug, in welchem sie jeden Tag sitzen und welcher sie zur ersten Baustelle bringt.
Dort müssen sie umsteigen und warten. Der Anschlusszug kommt verspätet und in diesem steigen sie ein.

Dieser Zug ist extrem überfüllt und bringt sie zur nächsten Baustelle.
Da dieser Zug rammelvoll ist, gibt es hier keine Sitzplätze.
Alle regen sich darüber auf, dass es jeden Tag zu Verspätungen kommt und dass man aufgrund der Baustellen niemals ankommt.

Nachdem diese Mitarbeiter den ganzen Tag von Baustelle zu Baustelle gereist sind, steigen sie am Abend aus, sind völlig fertig und gehen nach Hause.
Dem Ziel ein Palettenkonto zu führen sind diese Mitarbeiter keinem Stück näher gerückt.

Stattdessen haben diese Mitarbeiter sämtliche Baustellen gesehen, dort auf Anschlusszüge gewartet, Zeit vergeudet, in überfüllten Zügen gesessen und über die allgemeine Situation geschimpft.

Am nächsten Tag steigen diese Mitarbeiter in genau den selben Zug ein, welcher sie an genau die selbe Baustelle bringt.

Diese Mitarbeiter machen sich nicht die Mühe einen Zugfahrplan zu suchen und diesen zu benutzen. Dabei ist es eigentlich ganz einfach.
Man muss nur die richtigen Landkarten im Kopf haben und diese nutzen.

Ich lade Dich auf den nächsten Zeilen dazu ein, verschiedene Stationen mit mir zu betrachten.
Jede Station soll Dir eine Lektion zur Palettenbuchhaltung lehren.

Entscheidend ist die Wahl der richtigen Fahrkarte

Das erste Ziel unserer Reise ist gleichzeitig das wichtigste Ziel.
Man kann dieses Ziel gleichsetzen mit der Auswahl des Fahrplanes.

Warst Du schon einmal in London? Hast du in London schon einmal den Eifelturm gesehen?

Nein- und warum nicht? – Klar Der Eifelturm steht in Paris und nicht in London.

Was wäre aber, wenn Du dich in London befinden würdest und das Einzige, was du dabei hättest, ist die Landkarte von Paris.
Und jetzt suchst Du den Eifelturm in London.
Da du ein erfahrener Wanderer bist, siehst Du auf der Landkarte sämtliche Abkürzungen, welche Dir den Weg zum
Eifelturm erheblich erleichtern würden.

Das Problem ist nur, dass Du die falsche Karte in den Händen hältst.
Denn egal wie viele Abkürzungen du findest, egal ob du rennst oder kriechst- Du kommst nicht an.
Du wirst in London nie den Eifelturm erreichen.
Du hast die falsche Landkarte dabei.

Wie bei allem musst Du also in der Palettenbuchhaltung, wie bei einem Städtetrip auch, immer darauf achten, dass du die richtige Landkarte, die richtige Wegbeschreibung eingepackt hast.

Aber wie kommt man jetzt zur richtigen Wegbeschreibung.
Um diese Frage zu beantworten, lass mich dir sagen: Du wirst niemals bemerken, dass Du falsch bist, wenn Du nicht losgehst.
Erst wenn Du überhaupt anfängst Palettenbuchhaltung zu betreiben, wirst Du feststellen ob der Weg der richtige oder der falsche ist.

Palettenbuchhaltung ist also vielmehr ein Prozess, welche feststellt, ob du im richtigen Zug sitzt oder ob Du die richtige Landkarte dabei hast.
Palettenbuchhaltung ist auch eine Notwendigkeit um immer wieder zu prüfen, welche Baustellen sich auf deinem Weg befinden und wie du diese beseitigen kannst.

Durch die Methoden, welche die Palettenbuchhaltung Dir bietet, stellst Du fest, ob du im richtigen Zug sitzt, welche Probleme oder Baustellen es dennoch gibt, welche Gleisarbeiter an den Baustellen besser geschult werden müssen und ob du am nächsten Tag einen anderen Zug nehmen solltest.

Fahr bloß keine Umwege und verbessere jeden Tag Deine Zug Route

Wie eingangs schon erwähnt, gibt es Menschen welche jeden Morgen einen Zug wählen, welcher sie nicht oder nur durch Umwege ans Ziel bringt.

Wenn man jetzt seine ganze Arbeitszeit im falschen Zug sitzt und andere Menschen mit genau dem gleichen Ziel schon längst alle Ziele erreicht haben, wird klar, dass man seine Zeit viel besser mit Auswahl des richtigen Zuges und der richtigen Reiseroute verbringen sollte.

Stattdessen verbringen Menschen vielmehr Zeit im Zug, als bei der Auswahl des richtigen Zuges.

Die Disziplin, welche sich mit der Auswahl und Verbesserung der Reiseroute beschäftigt, nennt sich Prozessmanagement.
Man prüft also, wie man seine Reiseroute jeden Tag etwas besser gestaltet.

Mitarbeiter, welche kein Prozessdenken haben, werden immer wieder in den falschen Zug steigen.

Oder diese Menschen saßen einmal im richtigen Zug, aber auf der Strecke wird gerade gebaut und es ist mit Wartezeiten zu rechnen.
Aber anstatt sich einen anderen Zug oder eine andere Route zu wählen, steigen diese Mitarbeiter immer noch in den selben Zug, verbringen Zeit auf Baustellen und kommen am Abend ergebnislos nach Hause.

Im Prozessmanagement wird somit geprüft, ob die Route noch richtig ist und ob man diese Route noch weiter entwickeln kann.
Gibt es Abkürzungen auf dem Weg?
Kann man vielleicht eine direktere Route zum Ziel einschlagen?

Diese Fragen werden im Prozessmanagement beantwortet. Es wird deutlich, dass mit dieser Herangehensweise zukünftig Zeit, Geld und Nerven geschont werden.

Eine Frage der Technik – So entwickelst Du den Zug weiter

Der dritte Aspekt, der dritte entscheidende Faktor ist der Zug als System.

Sendet der Zug die richtigen Durchsagen?
Fährt der Zug mit der richtigen Geschwindigkeit?
Fährt der Zug nahezu selbstständig oder muss ich den Zug selber lenken?

Die Disziplin, welche sich mit dem Zug und dessen Technik beschäftigt, ist IT und die Organisation von Daten.

Wenn man Palettenbuchhaltung mit einem Computerprogramm betreibt, sollte man stets prüfen, ob es nicht immer wieder Möglichkeiten gibt, dass das Computerprogramm bestimmte Tätigkeiten automatisch durchführt.

Eine Möglichkeit Paletten zu buchen, bietet Excel. In einer Excel Vorlage kann man anfangen Palettenkonten aufzubauen und abzustimmen.

Aber Excel nimmt Dir enorm viel Arbeit ab. Wenn Du die Techniken von Excel beherrschst wird dein Zug immer schneller und Du musst immer weniger selbst fahren oder steuern.

Du stellst in deinem „Excel Zug“ die Fahrstrecke und die richtigen Durchsagen zur Strecke auf Automatik und lehnst Dich zurück.

Wie schon mehrfach gesagt, gibt es Menschen, welche jeden Tag in den falschen Zug steigen, ihre Zeit auf Baustellen verbringen, ihre Nerven in überfüllten Zügen ruinieren. Und es gibt Menschen, welche ihren Zug behutsam wählen, ihre Zug Route überwachen und ihren Zug immer schneller machen.
Diese Menschen kommen einfacher, schneller, sicherer und besser ans Ziel.

Deshalb hier mein Rat an Dich. Verbringe mehr Zeit damit die richtige Route zu wählen, diese zu optimieren und zu überprüfen, als Zeit im falschen Zug zu verbringen.

3 wichtige Säulen für eine ideale Palettenbuchhaltung

Palettenbuchhaltung ist somit die Kombination aus drei Disziplinen:

Buchhaltung

  • Wie wird gebucht?
  • Was wird gebucht?
  • Wie wird ein Palettenkonto geführt?
  • Welche Belege sind erforderlich?

Prozessmanagement:

  • Wie kann ich schneller und einfacher buchen?
  • Wie gelangen Belege schneller und ohne Probleme zu mir?
  • Wie kann ich Probleme schon im Vorfeld beseitigen, anstatt diese aufwendig zu lösen?
  • Wie vermeide ich Informationsverluste?
  • Wie vermeide ich unnötige Arbeit?

Software:

  • Wie geht es mit Hilfe von Computerprogrammen viel einfacher?
  • Wie kann ich den Computer die meiste Arbeit erledigen lassen?

Fazit:
Die meisten Menschen betrachten Palettenbuchhaltung als reine Buchhaltungsaufgabe.
Dadurch wird man immer sehr viel Zeit in diese Aufgabe investieren müssen.

Wenn du anfängst Möglichkeiten im Prozessmanagememnts oder in einer Automatisierung zu suchen, wirst du zukünftig bessere Lösungen schaffen können.

Dadurch, dass Du jeden Tag einen anderen Zug, eine andere Route zum Ziel wählst, wirst Du zukünftig auch schneller und viel einfacher deine Ziele erreichen.