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Die magische Erfolgsformel für Deine Palettenbuchhaltung

Palettenbuchhaltung effizient vollziehen

Palettenbuchhaltung mit der 80-20 Regel… was hat es damit auf sich?

Das Witschaftsgebäude der Universität in Magdeburg ist nach Vilfedo Pareto benannt.
Dies ist Grund genug für mich als Palettenproblemlöser, mit ihm zu beschäftigen.
Nach ihm wurde das „Paretoprinzip“ benannt, welches ich in diesem Beitrag vorstellen möchte und zeigen möchte, wie auch Du nach diesem Prinzip handeln kannst.

Palettenbuchhaltung mit der 80-20 Regel

Das Paretoprinzip besagt, dass Du 80 % deines kompletten Arbeitsaufkommens in 20 % deiner Arbeitszeit schaffen kannst.
Hört sich erst einmal ziemlich stark an. Aber wie kann man so etwas schaffen?
Die Lösung heisst „mentales Eingangsbuch“. Jede aufkommende Arbeit oder Aufgabe sollte, hinsichtlich einiger Merkmale, kontrolliert und dann mit einem mentalen Etikett versehen werden.
So kann man zum Beispiel kontrollieren:

  • Wieviel Zeit wird diese Aufgabe beanspruchen
  • Ist diese Aufgabe wiederholbar
  • Wie wichtig ist diese Aufgabe für die ganze Arbeit

Ich werde in den nächsten Kapiteln zeigen, wie ich diese Einteilung konkret umsetze.

Zeitkontrolle bei der Palettenbuchhaltung mit der 80-20 Regel

Jede Aufgabe welche auf meinen Tisch flattert, bewerte ich und teile diese in verschiedene Häufchen.

  • wenig Zeitaufwand mit circa 5 bis 10 Minuten Arbeitszeit
  • mittlerer Zeitaufwand mit circa 30 Minuten Arbeitszeit
  • hoher Zeitaufwand mit mehreren Stunden Zeitaufwand

Wenn ich jetzt so meine Häufchen anschaue, bemerke ich, dass der Haufen mit wenig Zeitaufwand am größten ist. Dort stapeln sich die Arbeiten, welche so täglich anfallen.
Das sind zum Beispiel:

  • Emails checken und beantworten. Hier liegt der Aufwand aller Emails zwar deutlich über 5 Minuten, aber jeder einzelnen Email nur bei ein paar Minuten.
  • Lieferscheine checken und Paletten buchen. Hier gilt das Gleiche. Der Zeitanspruch eines einzelnen Lieferscheines liegt bei ein paar Minuten. Die Arbeit des kompletten Haufens ist aber wieder höher.

 

Dennoch liegen diese Aufgaben alle auf dem Haufen für „wenig Zeitanspruch“.
Wieso liegen sie dort? Die Antwort lautet: Die Aufgaben sind wiederholbar und sind relativ leicht abzuarbeiten.

Das bedeutet: ich kann sofort meinen kompletten Postkorb oder Lieferscheinfach bearbeiten und benötige dafür, vielleicht jeweils eine Stunde.
Das Prinzip, welches dahinter steckt ist, dass ich mich nur auf diese eine Aufgabe konzentrieren muss.

Ich lasse mich von anderen Tätigkeiten nicht ablenken und muss mich dadurch in die Aufgabe nicht neu reindenken.
Hier kommt mir die Regel zu Gute, dass „Aufgaben wiederholbar sind“. Sich wiederholende Aufgaben kann man nämlich am Besten im Block zu schaffen. Also man arbeitet den kompletten Email- und Lieferscheinblock einmal täglich ab und fässt diesen nicht noch einmal an.

Natürlich kommt es mitunter vor, dass du mehrfach am Tag deine Emails checken musst. Na klar, dafür habe ich auch Verständnis. Du solltest es immer nur in Blöcken machen.

Wenn du deine Emails den ganzen Tag lang immer wieder prüfst, wirst du feststellen, dass du in der Summe für die Bearbeitung Zeit verschwendest. Das Prinzip den Postkorb in festen Zeitblöcken komplett aufzuräumen, bringt den Vorteil, dass Du dich komplett auf diese eine Aufgabe konzentrierst und diese besser wahrnimmst.

Alles andere ist Zeit- und somit auch Geldverschwendung.

Das selbe Prinzip gilt natürlich auch für die Lieferscheine. Die Abarbeitung dauert in der Summe relativ lange, doch wenn du jetzt in deinem persönlichen Zeitblock „Lieferschein abarbeiten“, nur genau das tust, wirst du feststellen wieviel Zeit Dir dies erspart. Denn auch hier gilt: Die Aufgabe ist wiederholbar.

Wenn du Dir dann die zwei anderen Haufen anschaust, wirst du feststellen, dass Du bereits 80% deiner Tätigkeit in 20% deiner Arbeitszeit erledigt hast.

Falls das nicht so sein sollte, hast du deine Haufen falsch geordnet. Ich habe gut Reden, was 🙂

Dennoch bringt uns das zur Frage, „Wodurch unterscheiden sich die zeitsparenden von den zeitintensiven Tätigkeiten?“ Ganz einfach, die ersten Aufgaben sind leicht, die letzteren schwieriger.

Durch diese Aussage, kommt es zur nächsten Frage: „Wann sind Aufgaben leicht, wann schwieriger?“
Hier muss ich den Begriff der Komplexität einführen. Komplexe Aufgaben unterscheiden sich von leichten Aufgaben darin, dass komplexe Aufgaben immer mehrere aufeinander folgende Tätigkeiten beinhalten.
Man muss verschiedene Dinge zeitgleich tun, um das konkrete Ziel zu erreichen oder das Erreichen verschiedener Teilziele führt zum Erreichen des Gesamtziels.

Jetzt sagst Du sicher, dass das „Email checken“, ja auch verschiedene Tätigkeiten beinhaltet.

Ja klar….aber… Bei Emails, liest man die Email, überlegt sich die Antwort und beantwortet diese. Man macht mitunter drei- vielleicht vier Dinge zeitgleich oder aufeinander folgend. Da die komplette Aufgabe „Email checken“ in der Abarbeitung genau nach einem bestimmten Muster vorgesehen ist und anders nicht abgearbeitet werden kann, gilt diese Aufgabe als nicht ausserordentlich schwierig. Man kann nicht zuerst die Email beantworten und dann lesen. Die Abarbeitung der Aufgabe hat einen festen Ablauf, welchen man kaum ändern kann. Somit hat man bei dieser Aufgabe eine feste Orientierung, wie man diese Aufgabe zielführend erledigt.

Bei den Lieferscheinen/Palettenscheinen ist es genauso. Man prüft die Lieferscheine und bucht dann die Paletten. Eine andere Reihenfolge ist nicht möglich.

Die Aufgabe „Email Checken“ oder die Aufgabe „Lieferscheine verbuchen“ kann nicht anders erfolgen, als nach dem oben genannten Muster. Es gibt also eine Musterlösung.

Wodurch unterscheidet sich die Abarbeitung der Lieferscheine von der Abstimmung eines Palettenkontos? Bei der Abstimmung eines Palettenkontos musst du einfach mehrere Tätigkeiten zeitgleich machen, um ein Teilziel zu erhalten. Es gibt hierfür auch keine Musterlösung.
Du kannst in etwas so vorgehen:

  • Das Palettenkonto des Kunden prüfen
  • Diese Buchung mit deiner eigenen Buchung vergleichen
  • Richtige Buchungen abhaken.
  • Herausfinden, was falsch gebucht wurde
  • Die falsche Buchung mit Lieferschein oder Palettenschein vergleichen
  • Die falsche Buchung reklamieren
  • Den Beleg zur falschen Buchung der Reklamation beilegen.

Jeder der oben genannten Schritte löst ein Teilproblem. Sobald ein Teilproblem gelöst wurde, wird das Ergebnis dazu benutzt den nächsten Schritt einzuleiten.
Am Beispiel kann man es etwa so beschreiben: Nachdem die Kundenbuchungen mit den eigenen Buchungen kontrolliert wurden, können richtige Buchungen abgehakt werden. Bei falschen Buchungen gilt es den Beleg zu suchen. Das Teilergebnis Kundenbuchung ist kontrolliert, führt dann entweder zur Aufgabe „Haken setzen“ oder „Palettenschein suchen“. Nachdem der Palettenschein rausgesucht wurde, liegt auch hier das Teilergebnis „Palettenschein raussuchen“ vor. Durch dieses Ergebnis, kann der „Palettenschein kontrolliert“ werden.
Es gibt aber auch Palettenproblemlöser, welche die Kundenbuchungen anhand von Lieferscheinen kontrollieren und dann abhaken.

Du siehst, dass:

  1. Viele kleine Dinge erst zum Gesamtergebnis (Palettenkonto ist kontrolliert) führen.
  2. Dass diese Teilergebnis wieder die Grundlage für die anschließende Arbeit sind
  3. Dass manche Teilergebnis dazu führen, dass ein Lieferschein herausgesucht werden muss und andere führen lediglich zum Setzen des Hakens.
  4. Und kein richtiges Muster vorliegt. Denn es gibt Palettenbuchhalter, welche das Palettenkonto in einer komplett anderen Reihenfolge kontrollieren.

Jetzt möchte ich mein oberste Prinzip, als Palettenproblemlöser vorstellen.
Dieses lautet: Schaffe Komplexität ab, denn Einfach ist immer besser.

Komplexität führt zu Zeit- und Geldverschwendung. Wenn schwierige Aufgaben gelöst werden, ist die Anfälligkeit für Fehler sehr hoch. Meistens sucht man dann den Fehler beim Mitarbeiter, nie bei der Aufgabe. Doch Palettenproblemlöser suchen stets den Fehler in der Aufgabe, nie beim Mitarbeiter.
Deshalb gilt es komplexe oder schwierige Aufgaben weiter zu splitten und so weiter zu vereinfachen.
So kann man die Aufgabe „Palettenkonto prüfen“ in die Aufgaben:

  • 200 Buchungen kontrollieren und mit meinen Buchungen vergleichen
  • Wenn alle Buchungen kontrolliert wurden, kann man dann und erst dann, die falschen Buchungen aufnehmen und im Reklamationsbericht erfassen
  • Ganz zum Schluss sucht man dann erst alle fehlenden Unterlagen heraus.

Wichtig ist vorallem die Erkenntnis, dass jede noch so komplexe Aufgabe, in kleine wiederholbare Aufgaben gesplittet werden kann. Es gilt einfach und wiederholend zu arbeiten. Das schafft Zeit und wirkt Fehlern entgegen. Für jede komplexe Aufgabe, welche nicht weiter gesplittet werden kann, sollte es ein striktes Ablaufmuster (Musterlösung) geben. Durch dieses Ablaufmuster werden Fehler ausgeschlossen und es wird Zeit gewonnen. Viele machen hier den Fehler die Aufgabe einfach irgendwie zu lösen. Dadurch, dass es kein Muster gibt, verzettelt man sich irgendwo.

Bitte verwerft diese Herangehensweise nicht sofort und probiert diese wenigstens einmal aus. Ich weiss, dass es am Anfang immer schwer ist. Aber vielleicht hilft Euch folgendes Zitat weiter.

„Wenn du immer wieder das tust, was du immer schon getan hast, dann wirst du immer wieder das bekommen, was du immer schon bekommen hast.“

Die Musterlösung

Ich kann Euch leider keine Musterlösung geben, da dies auch oft von der Software abhängt, mit welcher Ihr Paletten verbucht.
Mit unserer Software gehen wir wie folgt vor:

  1. Alle Belege werden fahrzeugbezogen verbucht
  2. Am Ende einer jeden Woche prüfen wir, ob die Palettenanzahl auf den Fahrzeug stimmt.
  3. Am Ende des Monats bekommen wir ein Palettenkonto für jeden Unternehmer. Zu diesem Zeitpunkt sind alle Paletten verbucht und die Fahrzeuge ja bereits wöchentlich kontrolliert.
  4. Wir prüfen dann die Buchungen in den einzelnen Kundenkonten, welche unsere Unternehmer bekommen haben.
  5. Die richtigen Buchungen haken wir auf dem Konto und in unserer Software sofort ab.
  6. Die falschen Buchungen können wir direkt in unserer Software reklamieren. Diese haken wir dann ebenfalls ab.
  7. Alle Buchungen, welche wir in unserem System haben, aber nicht auf dem Kundenkonto erscheinen, können wir nochmals aufrufen und direkt in unserem Programm eine Reklamation dazu erfassen.
  8. Zum Schluss werfen wir einen Bericht an, welche Buchungen wir reklamiert haben und suchen erst dann alle Belege dazu raus.

Ich weiss, dass die meisten Softwarelösungen nicht mal die Reklamationsbearbeitung beinhalten. Dennoch kann man dies auch mit einer Tabellenkalkulation, wie Excel, erledigen.

Es gilt hier immer zu prüfen, ob man nicht bestimmte Teilergebnisse schon vorher zur Verfügung haben sollte.
Bei uns haben wir, zur Kontoabstimmung, wöchentlich schon alles verbucht, mit den Fahrern telefonisch abgestimmt und sparen uns diese Nachverfolgung am Ende.

In der Palettenbuchhaltung Wichtiges und Dringendes trennen

Weiterhin gilt es zu unterscheiden, ob eine Sache wichtig ist oder vielleicht nur dringend ist.

Wenn ein Kunde eine Kontoabstimmung haben möchte und gleichzeitig liegt noch ein Haufen Papier zur Abarbeitung, welche der beiden Aufgaben ist wichtiger?

Klar, für den Kunden die Kontoabstimmung. Für Dich ist aber immer die Papierabarbeitung das Wichtigste.

Als Palettenproblemlöser fängt jede Tätigkeit bei den Papieren an. Denn ohne Papierabarbeitung und Verbuchung der Paletten, kann es zukünftig keine Palettenkonten geben, welche Du abstimmen kannst.

Deshalb kann man sagen, dass die Abarbeitung der Papiere die wichtigste Aufgabe für die gesamte Arbeit ist.
Wenn diese Aufgabe zeitlich gefährdet ist, ist die komplette Buchhaltung gefährdet.
Deshalb gilt immer: Erst die wichtigen Aufgaben erledigen. Wichtige Aufgaben haben immer Auswirkungen auf das komplette Ergebnis Deiner Arbeit. Dringende Aufgaben haben nur Einfluss auf ein Teilergebnis.

Palettenbuchhaltungscheck

Ich möchte nochmal zusammen fassen.

  1. Komplexität aus den Aufgaben nehmen. Das ist der wichtigste Grundsatz in der Palettenproblemlösung. Dies geschieht, indem man schwierige Aufgaben in kleine, wiederholbare Aufgaben splittet. Es wird bei jedem Arbeitsschritt geprüft, ob dieser weiter aufgeteilt werden kann und ob dann durch Wiederholungen Zeitvorteile möglich sind. Durch die Wiederholung entstehen ebenfalls weniger Fehler.
  2. Nachdem man diese wiederholbaren Aufgaben erfasst hat, besitzt man einen Haufen Aufgaben, welcher circa 80% des Aufgabenvolumens pro Tag ausmachen.
  3. Dieser Haufen ist aufgrund der Wiederholung und durch eine konsequente Disziplin in 20% der Arbeitszeit zu schaffen.
  4. Die restlichen 80% Arbeitszeit werden dafür verwendet die schwierigen Aufgaben zu lösen.
  5. Schwierige Aufgaben zeichnen sich dadurch aus, dass immer viele kleine Teillösungen zu einer Gesamtlösung führen. Weiterhin können in komplexen Aufgaben die Teillösungen immer vertauscht werden. Man kann nämlich zuerst die Kundenbuchungen kontrollieren und dann die Palettenscheine heraussuchen. Man kann es auch anders herum machen. Eine Lösung von Beiden ist besser! Das Suchen und Finden der besseren Lösung ist Aufgabe eines Palettenproblemlösers. Denn für jedes Teilergebnis in komplexen Aufgaben, gibt es immer bessere Lösungen. Dies führt uns direkt zum nächsten Schritt.
  6. Für schwierige Aufgaben sollten Musterlösungen erarbeitet werden. Hat man den besten Ablauf und beste Koordination der Teillösungen, dann sollte dies standardisiert werden.
  7. Weiterhin werden an allen Punkten immer die wichtigen von den dringenden Aufgaben unterschieden.
  8. Wichtige Aufgaben dürfen nie vernachlässigt werden, da diese das Gesamtergebnis gefährden.

Wenn Ihr diese Regel anwendet, ausbaut und verfeinert, werdet ihr mehr Zeit haben. Die Zeit sollte immmer genutzt werden, um bessere Lösungen für einzelne Arbeitsschritte zu finden.

Dabei gilt immer das Gebot „Komplexität abzuschaffen“.

Ich möchte gern noch zwei Zitate anführen. Das erste ist von Albert Einstein und das zweite von Günter Faltin, dem Autor von “ Kopf schlägt Kapital “ (Affiliate Link).

„Jeder intelligente Narr kann Dinge größer und komplexer machen. Es braucht ein Stück Genialität – und jede Menge Mut – , sich in die entgegengesetzte Richtung zu bewegen“

„In der Einfachheit liegt die höchste Vollendung“!

Wie sieht es bei Euch aus. Konntet Ihr schon Komplexität in Eurem Ablauf finden und abstellen? Schreibt mir doch einfach unten in das Kommentarfeld. Vielleicht habt Ihr Anmerkungen oder seid mit bestimmten Dingen nicht einverstanden. Dann schreibt mir bitte ebenfalls.