5 praktische Tipps zum Paletten buchen


Paletten buchen aufwendig

Paletten buchen ist mitunter schwer und zäh.

Wir alle kennen Das: „Man steht morgens auf und hat so gar keine Lust“.

Meistens ist dann das Wetter auch dementsprechend schlecht und man denkt sich: „Warum bleibe ich nicht einfach im Bett?“
Der Gedanke daran, dass heute ein „Haufen Arbeit“ für Dich bereit liegt, macht die Sache nicht besser.

In diesem Beitrag möchte ich Dir meine Top 5 Motivationshilfen vorstellen, welche mir jeden Tag helfen, den inneren Schweinehund zu überwinden.

  1. Fokussiere dein Warum!
  2. Verkaufe Deine Arbeit und deine Probleme!
  3. Verändere Deine Erwartungshaltung und freue Dich auf dein Wachstum
  4. Lächle, wenn Du Spass und vorallem wenn Du Frust hast

Tipp 1: Finde dein „Warum“! – Warum hast du Dich entschieden Paletten zu buchen?

Diese Frage stellst du Dir vielleicht.

Ich möchte Dir eine kleine Geschichte erzählen, von meinem täglichen Arbeitstag. Vielleicht hilfst sie Dir bei der Suche nach „deinem Warum“ weiter.

Ich komme frühmorgens auf Arbeit. Das Erste, was ich dann mache ist den Postkasten zu entleeren. Ich nehme also sämtliche Briefe und Pakete aus diesem Postkasten. Manche davon sind leicht und manche schon ziemlich schwer.

Diese Pakete nehme ich dann mit hoch in mein Büro. Ich mache danach meinen Rechner an und koche mir erst einmal einen Kaffee.

Nachdem ich den Rechner hoch gefahren habe und mein Emailprogramm läuft, stelle ich fest, dass circa 30 neue Emails im Eingang sind. Die meisten dieser Emails enthalten Anhänge mit zahlreichen Lieferscheinen, Palettenscheinen und sonstigen Frachtdokumenten aus der letzten Woche.

Andere Emails sind Antworten von Empfängern, welche mir nachträglich Unterschiften zu Lieferscheinen gegeben haben.

Ich mache als Nächstes meine Pakete auf und stelle fest noch mehr Frachtpapiere von anderen Kunden.

Also sag ich mir „ran an den Speck“. Ich fange also an die Emails meiner Kunden Stück für Stück abzuarbeiten. Ich öffne die einzelnen Anhänge und buche die Paletten für jedes Fahrzeug. Ich stelle beim ersten Fahrzeug schon fest, dass Paletten am Ende der Woche fehlen.

Ich rufe dazu den Fahrer an und befrage ihn. Er gibt mir eine Erklärung, dass ein Kunde den Absendertausch nicht unterschrieben hat. Na toll. Ich weiss, dass spätestens bei der Kontoabstimmung mit dem Auftraggeber meines Kunden, dieser Nachweis so nicht anerkannt wird.

Also schreibe ich eine Email an den Absender des Transportes und bitte ihn den Tausch nachträglich zu bestätigen. Noch das Frachtdokument angehängt und dann heißt es „Wiedervorlage in zwei Tagen“.

Gleich beim ersten Fahrer so ein Mist, kann einen schon einmal den Tag versauen. Aber machen wir weiter. Bei den nächsten drei Fahrzeugen des Kunden ist alles in Ordnung. Da der Kunde nur vier Fahrzeuge durch mich überwachen lässt, bin ich mit der ersten Mail durch.

Jetzt warten die nächsten 29 Emails. Die nächsten drei sind Emails, in denen mir der Tausch nachträglich bestätigt wurde. Ich trage diese also aus meiner Wiedervorlageliste aus und speichere mir die Dokumente.

Die letzten Mails enthalten alle Lieferscheine und Frachtdokumente. Ich kann also durchweg die Paletten je Kunden buchen. Bei einem Fahrzeug stelle ich wiederum fest, dass die Wochenüberträge in den Paletten nicht stimmen.

Ich rufe den Fahrer an und er sagte mir, dass er Paletten bei meinem Kunden auf dem Hof entladen hat, gleich Montag morgen.

Ich schreibe also meinen Kunden an und las mir dies bestätigen. Auch hier verwende ich die Wiedervorlage.

Nachdem ich tagein tagaus diese Buchungen vollzogen habe, erhalte ich am Monatsende Palettenkonten von diversen Auftraggeber. Ein Kunde von mir hat jeweils eine Spedition für die er fährt andere Kunden fahren für drei und vier Speditionen im Monat.
Von all diesen Speditionen bekomme ich die Konten und drucke dann so in etwa 250 bis 450 Seiten Kontoauszüge.

Als allererstes nehme ich mir einen dieser Kontoauszüge und schaue mir die Salden an. Der Saldo aus dem Vormonat beträgt 321 Paletten. Der jetzige Saldo liegt bei 791 Paletten und 21 Gitterboxen.

Ich weiß somit, dass ich jetzt 470 Europaletten und 21 Gitterboxen im Konto finden muss und dann nachweisen muss, dass lediglich die Palettenscheine durch die Spedition nicht gebucht worden sind.

Also kontrolliere ich Buchung für Buchung. Mitte des Monats schau ich schonmal, was ich bis jetzt gefunden habe. Gerade einmal 63 Paletten, dafür aber schon die kompletten Boxen.

In meinem Kopf rattert es.

Ich denke mir, wenn Unterschiften oder Paletten gefehlt hätten, hätte ich dies schon in den laufenden Buchungen bemerkt.
Warum finde ich jetzt nur so wenige Paletten?
Ich bleibe aber ruhig und vertraue meinen Fähigkeiten.
Am Ende des Monats habe ich insgesamt 478 Paletten und 21 Gitterboxen nachgewiesen.

Diese Reklamation zum Konto schicke ich mit allen fehlenden Nachweisen zur Spedition und bitte um Einarbeitung der fehlenden Buchungen.

In meiner Wiedervorlage speichere ich jetzt jede einzelne Buchung ab und erst, wenn diese im nächsten Kontoauszug eingearbeitet sind, dann nehme ich diese dort heraus.

Meinem Kunden schicke ich ebenfalls eine Email und erläutere ihm den Sachstand.

Im nächsten Monat sind von meinen reklamierten 478 Europaletten und 21 Gitterboxen lediglich 21 Gitterboxen und 399 Europaletten zurückgeschrieben worden. Ich nehme dann meine Wiedervorlage und trage die Positionen aus, welche berücksichtigt worden sind. Die restlichen Positionen sind der Anfang für die nächste Abstimmung.

Dieser eine Tag an dem die Palettenkonten kommen und ich diese für meine Kunden abstimmen darf, erklärt die ganze Mühe und Arbeit der restlichen Tage. Zu diesem Zeitpunkt habe ich alle Unterschriften, alle Differenzen mit den Fahrern geklärt und bin bereit die Konten meiner Kunden zu verteidigen. Das Gefühl, dass sich alles klären lässt, verleiht mir den ganzen Monat über die Kraft die Dinge für meine Kunden anzugehen.

Dies ist der Grund für meine tägliche Disziplin und die konsequente Umsetzung beim Buchen der Paletten.

Tipp 2:Paletten buchen ist mitunter frustrierend

Und gerade deshalb hilft einem die Fokussierung auf das Warum immer weiter. Weiterhin sollte man immer in Betracht ziehen, sich die Arbeit selbst besser zu verkaufen.

Wenn Du morgens anfängst mit Gedanken, wie „ich muss heute noch 200 Transportpapiere buchen“ und noch „20 Palettenkonten abstimmen, dann ist dies frustrierend.

Versuche doch einmal Satzanfänge wie „Ich muss“ oder „Ich soll“ aus deinem Wortschatz zu streichen. Bessere Formulierungen sind immer „ich werde“ oder „ich möchte“. Du signalisierst Dir selbst eine bessere Haltung zu deiner Arbeit. Ich selbst verwende gelegentlich auch Formulierungen, wie „Ich muss heute noch 30 Lieferscheine buchen“. Ich bemerke allerdings dann selbst meine schlechte Wortwahl und versuche diese beim nächsten Mal zu ersetzen. Du kannst also ein Frühwarnsystem für deine Wortwahl installieren und somit einfach schlechte Formulierungen erkennen und diese durch bessere austauschen.

Wenn Du selbst nicht noch die Frustration durch schlechte Formulierungen verstärkst, verengst Du allmählich den Raum für diese. Irgendwann könntest Du ja einmal versuchen zu sagen: „Ich möchte oder ich will heute noch Palettenkonten abstimmen“. Die Signale, welche du Dir selbst sendest, bewirken eine andere Haltung.

Tipp 3 & 4: Verändere Deine Erwartungshaltung und freue Dich auf dein Wachstum

Alle meine Mitarbeiter und ich auch haben anfangs Palettenkonten bekommen und wir haben errechnet, dass wir eine große Masse an Paletten finden und verteidigen müssen.

Dies erschreckt einen beim ersten und beim zweiten Mal. Doch wenn man zweimal oder dreimal den Erfolg feiern konnte und alle Positionen reklamieren konnte, dann wächst in einem selbst das Gefühl, dass man dieser Aufgabe gewachsen ist. Man empfindet es später nicht mehr als Problem, da man die Lösung schon tausendmal erarbeitet hat. Man wächst also an seiner Aufgabe. Kleine Probleme werden anfangs immer als Problem wahrgenommen. Dann löst Du dieses Problem und ziehst weiter. In deinem Inneren wird dann diese Art Problem aber nicht mehr als Problem angesehen, sondern nur noch als unerledigt. Du bist also als Palettenproblemlöser in der Lage immer größere Probleme zu lösen. Der Weg dorthin ist das Lösen der einzelnen Probleme.

Bei jedem Problem, welches du Dir stellst, solltest Du dich auch immer auf dein Wachstum freuen. Somit bekommen Probleme auch eine ganz andere Bedeutung. Du wirst zu einem Problemerwarter. Du freust Dich wenn Probleme auftauchen, welche Du lösen kannst. Denn diese versprechen Dir ein Wachstum. Und umso schwieriger die Probleme sind, umso mehr Wachstum halten sie für Dich bereit.

Tipp 5: Lächle, wenn Du Spass und vorallem wenn Du Frust hast

Wenn Du zu den Menschen gehörst, welche der Frustration Platz verleihen, indem Sie ein grimmiges Gesicht ziehen, dann versuch zu lächeln.

Es ist erwiesen, dass allein durch das Lächeln Frustration abgebaut wird. Nur durch diese kleine Veränderung in deinem Gesicht, kann ganz viel geschehen.

Fazit:
Ich selbst habe bei fast jedem neuen Kunden immer das Problem, dass ich am Anfang einige Monate aufarbeiten muss.
Es kommt also ein Transportunternehmen zu mir und bittet um Hilfe. Dieses Transportunternehmen ist meistens ein Subunternehmer einer größeren Spedition. Mit seinem Auftraggeber, der Spedition, vereinbaren wir dann, dass wir die Palettenkonten der letzten 12 Monate noch abstimmen dürfen. Und dann geht es los.

Ich schau mir den Saldo vor 12 Monaten an und sehe, dass das Transportunternehmen zu diesem Zeitpunkt eine Palettenrechnung bekommen hat und dadurch nur einen Außenstand von 124 Europaletten hat.
Nach 12 Monaten, also heute, beträgt der Außenstand fast 6000 Europaletten, einige H1 Paletten und Gitterboxen.

Ich weiß dann, dass ich in diesem Zeitraum circa 6000 Paletten, einige H1 und Gitterboxen finden muss.
Mein Kunde, der Subunternehmer, lässt mir diverse Ordner zur Überprüfung der Papiere zukommen und ich starte los.

Bei diesem Batzen an Arbeit bin ich natürlich erst einmal äußerst frustriert. Dennoch sage ich mir selbst:

  1. Warum machst Du das? – Der neue Kunde erwartet von mir, dass ich ihm helfe. Am Tag X werde ich alle Paletten, welche es zu finden gibt reklamieren. Mein Kunde wird dann dankbar und zufrieden sein.
  2. Gib dem Frust keinen Platz: – Meinen Mitarbeitern erzähle ich, dass wir zusammen einem neuen Kunden helfen können, einen Großteil seiner Palettenschuld loszuwerden. Wir dürfen also seine Abstimmung machen. Wir verbannen die Wörter „sollen“ und „müssen“ und ersetzen diese durch Wörter, welche eine positive Haltung ausstrahlen.
  3. Die Erwartung gibt mir Kraft: – Ich weiß, dass bei 6000 Paletten circa 80% der Palettenverluste daher rühren, dass die Konten nie oder nicht konsequent abgestimmt wurden. Ich weiß, dass ich den größten Teil der Palettenschuld reklamieren kann und das diese dann in den nachfolgenden Konten eingearbeitet werden. Da ich diese Probleme schon tausendmal gelöst habe, vertrau ich auf meine Fähigkeiten.
  4. Stell Dich auf dein Wachstum ein: – Dadurch das ich auch dieses Problem löse, werde ich bestätigt als Palettenproblemlöser und dies hilft mir dabei, dass ich mich gegenüber neuen Kunden selbst empfehlen kann. Nur wer wirklich weiss, dass er jedes noch so große Problem lösen kann, kann seine Dienstleistung auch vernünftig kommunizieren oder verkaufen. Dieses Problem wird dazu beitragen, dass ich weiterhin absolut überzeugt bin, von dem was ich mache und wie ich es mache.

Wie sieht es bei Dir aus? Hast Du schon einmal ähnliche Probleme gelöst und fühltest Dich danach stärker und besser? Schreib mir doch einfach deine Erfahrung.

Oder vielleicht fehlt noch ein ganz krasser Tipp – Dann schreibt mir doch bitte.