Manche Palettenrechnung bezahlst du doppelt oder dreifach

Palettenrechnung

Jeder Rechnung, auch einer Palettenrechnung steht immer ein Gegenwert gegenüber.

Manche Transportunternehmen zahlen aber ein und dieselben Paletten doppelt, dreifach oder noch öfter.
Wie das geht – das erfährst du in diesem Beitrag.

Was bedeutet eine Rechnung?
Du kaufst irgendeine Leistung oder irgendein Produkt.
Dadurch bekommst du diese Leistung bzw. das Produkt und dafür bezahlst du Geld.

Bei Palettenrechnungen ist es eigentlich nichts Anderes.

Denn mit jeder Palettenrechnung kaufst du Paletten ein.

Dein eigener Palettenbestand erhöht sich somit, um die gekaufte Anzahl.

Ich verdeutlich das Ganze einmal mit einem alltäglichen Beispiel.
Du hast in deiner Küche 3 Stühle zu stehen.
Da ihr zu Hause 5 Leute seid, brauchst du zwei weitere Stühle.

Palettenrechnung Küche

Also gehst du zum Möbelhändler um die Ecke und schaust dir Stühle für deine Küche an.
Zu deiner Freude stehen dort genau die gleichen Stühle, wie in deiner Küche.
Palettenrechnung Händler

Und zu deinem Glück sind es die letzten beiden Stühle.
Also denkst du die nicht lange darüber nach und kaufst diese beiden Stühle?

Nehmen wir an, du würdest Buch führen.
Wie würde sich jetzt diese Transaktion in der Buchhaltung auswirken?

Dein eigenes Stuhlkonto würde von drei auf fünf klettern.
Dein Bankkonto würde sich um den Betrag des Einkaufspreises verringern.

Was passiert beim Händler?
Sein Warenbestand auf dem Stuhlkonto sinkt von zwei auf Null.
Aber sein Bankkonto nimmt um den Verkaufspreis der beiden Stühle zu.

Palettenrechnung Händler

Halten wir bis hierhin fest.

  • Das Bankkonto des Händlers nimmt zu.
  • Dein Bankkonto nimmt um dem selben Betrag ab.
  • Dein Stuhlkonto nimmt um zwei zu.
  • Das Stuhlkonto des Händlers nimmt um die selbe Anzahl ab.

Bis hierhin ist die Sache logisch.

Nehmen wir weiter an:
Du kommst nach Hause, möchtest die neuen Küchenstühle aufbauen und stellst fest – einer der Stühle ist kaputt.

Also zurück zum Händler.
Der Händler ist einsichtig und möchte für den kaputten Stuhl Ersatz schaffen.
Man kann auch sagen – der Händler schuldet dir dann einen Stuhl.

Oder paletten-buchhalterisch:
das Händlerkonto weist einen Stuhl zu deinen Gunsten bzw. zu seinen Lasten aus. :-)

Da der Händler keinen Stuhl hat, erstellt er dir eine monetäre Gutschrift.
Im Klartext: Er zahlt dir das Geld zurück.

  • Dein Geld-bzw. Bankkonto nimmt um den gutgeschriebenen Betrag zu.
    Das Geldkonto des Händlers nimmt um diesen Betrag ab.
  • Im Gegenzug nimmt dein Stuhl-Forderungskonto ab. (Von 1 auf Null)
    Das Stuhl-konto des Händlers nimmt zu. (Von -1 auf Null)
  • Das Stuhlkonto ist danach auf beiden Seiten ausgeglichen.

Palettenrechnung-Stuhlkonto

Warum erzähl ich dir das?

Weil bei Palettenrechnungen dein Schuldenkonto ebenfalls abnehmen muss.

Und diese Buchung vollziehen manche Speditionen nicht, weil sie diese

  • Einfach vergessen
  • Oder weil deren Prozess falsch ausgelegt ist.

Angenommen du schuldest einem Spediteur 200 Europaletten und du erhältst eine Rechnung.
Dann muss der Spediteur dir diese 200 Paletten im Palettenkonto gutschreiben.

Palettenrechnung-Buchung-Transaktionen

Falls du selbst ein richtiges Palettenkonto mit der Spedition führst, musst du beim Erhalt der Palettenrechnung das Palettenkonto der Spedition belasten.

Gerade bei Spediteuren, welche Rechnungen transportbezogen schreiben – wird dies umso wichtiger.

Denn angenommen:

  • Du fährst den ersten Transport und übernimmst 34 Europaletten.
  • Du tauscht beim Absender gar keine Paletten und beim Empfänger bekommst du alle zurück.
  • Demnach schuldest du diesem Spediteur 34 Paletten.
  • Der Spediteur berechnet dir diese 34 Paletten auch.

So und nun fährst du am nächsten Tag wieder für die gleiche Spedition.
Du lädst 34 Paletten und tauschst jetzt beim Absender Zug um Zug.
Beim Empfänger bekommst du aber keine zurück.

Was dann?
Jetzt schuldet dir der Spediteur 34 Paletten.
Denn die ersten 34 Paletten sind aufgrund der Rechnung ausgeglichen.

Was dann? Wie wird jetzt verfahren?
Erstmal die Theorie und dann die Praxis.

In der Theorie könnte der Spediteur die alte Rechnung stornieren.
Der neue Transport hat zwar im Grunde genommen, nichts mit der alten Palettenschuld zu tun.
Dennoch besteht jetzt ein Guthaben auf dem Palettenkonto.

Und wenn die alte Palettenrechnung storniert wird, könnte das Palettenkonto mit dieser Anzahl belastet werden.
Und das Konto wäre wieder ausgeglichen.

Oder du stellst dem Spediteur die Paletten in Rechnung.

Geht das?
Warum nicht – schließlich hast du eine Palettenforderung gegenüber der Spedition.
Wie eine Palettenforderung entsteht, interessiert deinen Spediteuer nicht.
Und dich sollte es auch nicht interessieren.

Ganz nüchtern betrachtet, existiert dann in der Palettenveraltung ein Palettenkonto – welches 34 Paletten Schulden ausweist.
Und diese Schuld berechnest du ganz nüchtern.

Wie auch schon der Spediteur im Vorfeld, verkaufst du mit einer Palettenrechnung lediglich 34 Paletten.

Die Gefahr bei Palettenrechnungen

Bisher war es Theorie.
Die Praxis ist meistens anders.

Manche Spediteure haben ihren ganzen Palettenverwaltungsprozess auf Rechnungen ausgelegt.
Das heißt dann: Es existieren keine Palettenkonten mehr.

Wenn ein Subunternehmen durch einen Transport Schulden macht, bekommt er diese sofort berechnet.
Wenn dieses Subunternehmen durch einen weiteren Transport wiederum ein Guthaben aufbaut, werden diese auf ein Palettenkonto gebucht.

Es wird dann nicht geprüft, ob dies vielleicht eine frühere Palettenschuld ausgleicht.
Das wäre auch viel zu umständlich, da der Prozess dies gar nicht mehr vorsieht.

Und nun kommt es wieder zu einem neuen Transport.
Auch bei diesem entsteht eine neue Palettenschuld.
Weil der Prozess so ausgelegt ist, wird sofort die Schuld berechnet.
Und das obwohl ein Guthaben auf dem Palettenkonto ist.

Worauf ich hinaus möchte, ist die Tatsache – dass manche Subunternehmen vielleicht bei jedem zweiten Transport ihre Palettenschuld abbauen.
Dies wird aber aufgrund eines schlecht angelegten Prozesses, seitens der Spedition, komplett übersehen.

Stattdessen hagelt es Palettenrechnungen über Palettenrechnungen, obwohl das eigentliche Palettenkonto längst ausgeglichen ist.
Oder besser noch – Eigentlich existiert ein Guthaben, welches aufgrund der vorzeitigen Rechnungslegung vollkommen untergeht.

Als Transportunternehmer bezahlst du dann Paletten doppelt, dreifach, vierfach usw.

Wie sollte ein Transportunternehmen mit Palettenrechnungen umgehen.

Jede Palettenrechnung stellt einen Palettenverkauf dar.
Und deshalb muss diese gebucht werden.

Du musst also das Palettenkonto des Spediteurs, für den du fährst, mit der entsprechenden Anzahl belasten.
Und dann solltest du stets deine eigenen Salden prüfen.
Und sobald sich das Palettenkonto in ein Guthaben dreht und der Spediteur trotzdem weiter schön Palettenrechnungen schreibt – solltest du ihn darauf hinweisen.

Falls dann die unsinnigen Palettenrechnungen nicht storniert werden, solltest du selbst Rechnungen schreiben.

Und zwar so:

  1. Buche jeden Palettentausch ins Konto.
  2. Buche die an dich gestellten Palettenrechnungen ebenfalls in das Palettenkonto
  3. Ziehe dann den Saldo
  4. Und erstelle für den kompletten Außenstand eine Rechnung.
  5. Das Konto hängst du dann an deine Rechnung als Beleg an.

Zusammenfassung:

  • Aufgrund von schlecht angelegten Prozessen kommt es vor, dass Palettenrechnungen geschrieben werden – welche hätten nie geschrieben werden dürfen.
  • Da manche Speditionen Palettenrechnungen tranportbezogen schreiben, bekommen diese gar nicht mit, dass sich das Palettenkonto eigentlich schon längst ausgeglichen hat.
  • Die Folge ist dann, dass der Transportunternehmer Paletten doppelt und dreifach bezahlt.


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