Im Palettenmanagement ist immer die Herangehensweise entscheidend

Palettenmanagement

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Für ein funktionierendes Palettenmanagement ist eine gewisse Ordnung unumgänglich.

Aber oftmals steht man vor einem riesigen Haufen Arbeit und weiß nicht wie man anfangen soll.

Und genau so erging einst auch einen Mönchen, von dem ich dir in diesem Beitrag erzählen möchte.

In einem buddhistischen Kloster lebte einst ein sehr weiser Meister.

Und zu den Tugenden eines jeden Mönches gehören Enthaltsamkeit, Dankbarkeit, Ordnung und innerer Friede.

Aber um die Ordnung im Kloster war es gerade nicht so gut bestellt. Der Mönch, welcher über Jahre Ordnung in der Speisekammer hielt, war vor geraumer Zeit gestorben und seither hat sich niemand um die Kammer gekümmert.

Also beschloss der Meister, dass sich das ändern müsste und rief einen sehr jungen, aber intelligenten Schüler zu sich.

Er bat den Schüler die Speisekammer aufzuräumen. Der Schüler willigte, ohne Bedenken, ein.

Als der Schüler nun die Kammer betrat, um sich seiner neuen Aufgabe zu widmen, traf ihn der Schlag.

Es handelte sich bei der Kammer, vielmehr um eine Halle. Überall in diesem sehr großen Raum waren Säcke, Töpfe, Geschirr und Lebensmittel verteilt.

Wie sollte er in so einer riesigen Halle jemals Ordnung schaffen können. Er fühlte sich von dieser Aufgabe derart überfordert, dass er an Ort und Stelle in Tränen ausbrach.

Aber nach einigen Minuten wurde ihm bewusst, dass er keine andere Wahl hatte.
Er hatte es dem Meister versprochen und wie konnte er ihm unter die Augen treten und seine Niederlage gestehen.

Der Meister würde ihn verstoßen.

Also nahm er sich zusammen und begann seine neue Aufgabe.

Er fing an die einzelnen Säcke zu stapeln, das Geschirr über einander zu stellen und die Lebensmittel zu sortieren.

Nachdem er diese aufwendige Arbeit über Stunden vollzogen hatte, bemerkte er, dass die Kammer sich kein Stück verändert hat.

Es sah nach wie vor katastrophal aus. Der Schüler hat lediglich die Säcke, das Geschirr von einer Ecke in die nächste Ecke verlagert.

Und dort lagen die Dinge nach wie vor ungeordnet herum. Er kam zu dem Schluss, dass der Raum für die Masse an Gegenstände viel zu klein war.

Er beschloss dem Meister zu sagen, dass diese Aufgabe, unter diesen Umständen, nicht zu meistern sei.

Nachdem der Schüler seinem Meister sein Anliegen dargestellt hatte, fragte der Meister:
„Lieber junger Schüler, als du die Kammer betreten hast, befanden sich da alle Gegenstände in dieser Kammer?“

Der Schüler antworte mit ja.
Der Meister nickte und ging und lies den Schüler mit seiner Aufgabe allein.

Der Schüler war erbost über die Meinung des Meisters. Innerlich sagte er zu sich selbst. „Na dann mach es doch allein“

Aber er wollte den Meister nicht verärgern, also beschloss er von Grund auf neu anzufangen.

Am nächsten Tag lud er alle Gegenstände nach draußen und räumte diese nacheinander wieder ein.

Zuerst die Lebensmittel, dann das Geschirr und ganz zum Schluss die Säcke.

Er arbeitete den ganzen Tag und die ganze Nacht durch und war am Ende sehr stolz auf sein Resultat.

Voller Freude ging er zum Meister und sagte, dass er diese Aufgabe geschafft habe.

Der Meister wollte natürlich das Resultat der Arbeit begutachten und so gingen sie zusammen zur Kammer.

Nachdem der Meister die Kammer begutachtet hatte, sagte er zum Schüler:
„Lieber junger Schüler, diese Kammer ist wirklich sehr ordentlich aufgeräumt. Aber an die Lebensmittel müssen wir täglich heran und diese liegen jetzt ganz hinten in der Kammer. Das Geschirr und die Säcke liegen davor und ein Rankommen ist nur durch große Umstände möglich. Es wäre besser, wenn die Lebensmittel im vorderen Bereich und somit jederzeit zugänglich aufbewahrt werden würden.“

Der Schüler wurde blass. Den ganzen Tag und die ganze Nacht hat er geschuftet und jetzt war seine Arbeit völlig sinnlos geworden.“

Wenn wir jetzt nach der berühmten Moral in der Geschichte suchen, können wir feststellen, dass der Schüler keinen eigentlichen Plan hatte. Er hat lediglich das Ziel „Aufräumen“ anvisiert und dabei komplett den eigentlichen Nutzen vergessen.

Ziel des Aufräumens war es nicht, dass alles ordentlich ist, sondern das alles schnell und leicht gefunden wird und somit zugänglich ist.

Den riesigen Haufen Arbeit findest du auch im Palettenmanagement

– Und du brauchst nicht einmal danach zu suchen.

In meiner langen Arbeitszeit in der Palettenbuchhaltung habe ich auch immer wieder Menschen getroffen, welche diesen Fehler auch begehen.

Sie fragen sich nicht: „Warum muss diese Tätigkeit getan werden?“
Oder viel besser ist die Frage: „Warum muss diese Tätigkeit ausgerechnet so getan werden?“

Stattdessen wird irgendwie angefangen, es wird Tag und Nacht durchgearbeitet und dem eigentlichen Ziel ist man keinem Stück näher gekommen.

Ich habe einmal einen Mitarbeiter in der Palettenbuchhaltung kennengelernt. Dieser Mitarbeiter hat es versäumt seine Ablage zu machen. So haben sich Unmengen von Palettenscheinen, Ablieferbelegen auf seinem Schreibtisch befunden.

Kunden, welche das Palettenkonto bekommen haben, riefen an und haben Belege zu einzelnen Buchungen angefordert.

Da diese nicht vernünftig abgelegt worden, hat man dann den Haufen nach diesen Belegen durchforstet. Natürlich konnte man diese Belege nicht finden und musste den Kunden vertrösten.

Nachdem der Kunde immer wieder anrief und man diesen auch immer wieder vertrösten musste, beschloss der Mitarbeiter seine längst überfällige Ablage zu erledigen.

Dieses Spiel vollzog sich alle drei Monate. Also drei Monate ein Leben mit Papierstapel und dann irgendwann ablegen.

Als ich den Mitarbeiter nach seinem Beweggrund befragte, entgegnete dieser mir, dass er keine Zeit zur Ablage hat. Er nimmt sich diese Tätigkeit immer dann vor, wenn er dafür Zeit hätte.

Ich fragte ihn, ob es nicht aufwendiger sei – Mit Kunden immer wieder ein Gespräch um das gleiche Thema zu führen, immer wieder ergebnislos den Haufen zu durchwühlen und den Kunden zu vertrösten.

Die Aufgabe des Ablegens muss ja eh gemacht werden und diese zusätzlichen Tätigkeiten würden ihn doch mehr Zeit und auch Energie rauben.

Also kann man doch sagen, dass keine Zeit zu haben an dieser Stelle völlig unpassend wäre, wenn man zeitgleich so viel Zeit verschwendet.

Natürlich war der Mitarbeiter sehr erbost über meine Äußerung. Schließlich stellte ich ja eine zehn jahrelang bewährte Technik in Frage. Außerdem stellte ich sein Zeitproblem in Frage und gab ihm unmittelbar zu verstehen, dass er selbst schuld sei, wenn er keine Zeit hätte.

Also schauten wir uns den Ablagevorgang genauer an. Der Mitarbeiter hat täglich circa 30 Fahrzeuge bebucht und die Belege dazu auf seinem Schreibtisch gesammelt.

In einem Rhythmus von drei Monaten wurden diese dann in 30 verschiedenen Fahrzeugordnern abgelegt.

Ich fragte den Mitarbeiter weiter: „Wieso legst du die Papiere in Fahrzeugordnern ab?“

Der Mitarbeiter antwortete: „Na damit ich sie schnell wieder finde.“

Ich bohrte weiter. „Wer ruft dich an und möchte einen Nachweis- der Fahrer oder der Kunde?“ Der Mitarbeiter sagte jetzt in einem ziemlich forschen Ton zu mir. „Natürlich der Kunde“ und dann brummelte er so etwas, wie „blöde Frage“

Ich bemerkte natürlich seine Haltung und dennoch fragte ich nach „Und wieso legst du es dann beim Fahrzeug ab?“

Und jetzt kam etwas zurück, was ich immer wieder in Gesprächen höre. „Na weil ich das schon immer so getan habe“

Ich dachte mir jetzt. Dann machst du es schon immer falsch.
Etwas seit Jahren zu tun, heißt nicht zwangsläufig dass es richtig ist.
Vielleicht war es zu irgendeinem Zeitpunkt auch mal richtig und verständlich die Belege in Fahrzeug- oder in Fahrerordnern abzulegen.
Dennoch haben sich die Umweltbedingungen geändert.

Der Mitarbeiter hat immer wenn ein Kunde anrief um einen Beleg anzufordern, zuerst nachschauen müssen, welches Fahrzeug an diesem Tag die Zustellung beim Kunden vollzogen hat und erst dann konnte der Mitarbeiter den Beleg im richtigen Ordner suchen.

An diesem Tag beließ ich es dabei, da ich bemerkte, dass der Mitarbeiter ziemlich genervt von mir war.

Aber ich beschloss das Thema am nächsten Tag wieder aufzugreifen.

Als ich am nächsten Tag das Büro betrat, war der Mitarbeiter schon da. Ziemlich motiviert fertigte dieser neue Ordnerrücken an. Ich sah, dass dieser Kundenordner anlegte und dachte mir Mensch- es läuft gut.

Ich bemerkte, dass er für jeden Kunden einen Ordner anlegte und bat ihn, mir zu erklären, wieso er dies tat.

Er erwiderte „Ansonsten finde ich die Belege doch niemals wieder“. Ich sagte, dass er bei 25 verschiedenen Kundenordnern jeden Tag 25 mal einen Ordner aufschlagen muss, einen Beleg wegsortieren muss und den Ordner wieder in den Schrank stellen muss.
„Geht es nicht besser?“

„Klar doch einen Ordner A bis Z und in diesen kommen jetzt alle Belege für jeden Kunden.“

Ich sagte zu ihm, dass der Vorschlag besser sei, erwähnte aber dass er jeden Beleg nach Anfangsbuchstaben vorsortieren müsse. Also bedeutet das, dass der Kunde „Fensterwerke Anhalt“ in F oder in A vorsortiert und dann abgelegt wird.
Ja wohin nun?

Du bemerkst, dass diese Prozedur nicht nur aufwendig ist, sondern auch fehleranfällig. Ein Mitarbeiter legt den Beleg des Kunden Fensterwerke Anhalt unter F ab und ein anderer unter A.

Das so ein System nicht funktioniert ist eigentlich logisch. Ich schlug dem Mitarbeiter vor, das ganze einfach ungeordnet unter einem Datum abzulegen.

Da man jeden Tag separat Palettenscheine bucht, hat man an einem Tag auch nur Palettenscheine mit einem identischen Datum und diese legt man dann wahllos ab.

Wahllos ist für viele Palettenbuchhalter ein rotes Tuch und auch für diesen Mitarbeiter.
„Ich kann doch nicht einfach die Palettenscheine ohne eine Sortierung unter einem Datum ablegen.“

„Und wieso nicht?“ fragte ich.
„Na wenn der Kunde anruft und einen Beleg anfordert, brauche ich doch ewig bis ich diesen wieder finde.“
„Okay und wie oft ruft ein Kunde so an um einen Palettenschein nachzufordern.“
„Na so einmal die Woche bestimmt.“

Okay also ist es besser jeden Tag circa 20 Minuten aufzubringen um die Scheine alphabetisch zu sortieren, anstatt einmal in der Woche vielleicht 10 oder 20 Minuten zu suchen?

Das war einleuchtend.

Wir konnten eine Tätigkeit, welche immer hinten anstand, welche zeitaufwendig war (ich spreche hier locker von 45 Minuten täglich) abändern in vielleicht 5 Minuten täglich.
Ein Ordner, eine willkürliche Ablage unter einem Datum und das war es auch schon.

Du siehst im Palettenmanagement kommt es nicht nur auf Buchhaltung an. Es kommt vielmehr auch auf Prozesse, auf richtige Abläufe vor und nach der Buchung an.
Denn genau an diesen Stellen wird die Zeit und die Energie vergeudet.

Du brauchst also Musterprozesse im Palettenmanagement, welche du einmal durchdenkst, dann entwirfst und dich strikt daran hältst.

Nur durch Musterprozesse kannst du eine stabile und auch zeit- und kostensparende Palettenbuchhaltung aufsetzen und weiterentwickeln.

Zusammenfassung:
Für Palettenmanagement benötigst du weitaus mehr als nur Palettenbuchhaltung. Du benötigst Prozessmanagement um schnellere, sichere Abläufe zu entwickeln.

Diese Musterprozesse werden dann durch dich immer weiter entwickelt. Das wiederum verschafft dir noch mehr Zeit für das Palettenmanagement.

Diese neu gewonnene Zeit investierst du dann wieder in die Entwicklung von anderen Prozessen, welche jetzt noch sehr zeitintensiv sind.

Palettenmanagement wird, wenn es richtig wahrgenommen wird, eine sehr kreative Aufgabe, welche das Ziel verfolgt schnellere Unternehmensabläufe zu gewährleisten.



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