Warum Du richtig viel Zeit sparst, wenn Du ein Palettenkonto führst

Palettenkonto Zeit einsparen

Palettenkonto Zeit

Im letzten Beitrag habe ich Dir schon gezeigt, was ein Palettenkonto ist. Falls Du diesen verpasst hast, kannst Du diesen noch einmal hier nachlesen.

In diesem Beitrag möchte ich auf das Warum eingehen.


Warum solltest Du unbedingt ein Palettenkonto führen? Und mit führen meine ich nicht- Dass du zum Monatsende ein Palettenkonto von einem Kunden bekommst und es dann irgendwie kontrollierst- Nein ein Palettenkonto führen heißt, buchen, buchen, kontrollieren, wieder buchen und wieder kontrollieren.

Eines Tages haben wir bei OutPack einen Kunden für uns gewonnen. Dieser Kunde ist Transportunternehmer und hatte mittelgroße Schulden bei einem Spediteur.

Nichts Ungewöhnliches – passiert jedem mal.
Dieses Transportunternehmen bat uns darum, die Schulden aufzudecken, zu überprüfen und Paletten zu retten, wo es nur geht. Insgesamt sollten acht Monate überprüft werden.

Klar ist auch nicht ungewöhnlich. Was ungewöhnlich war, ist die Tatsache, dass diese Schulden mit nur einem Fahrzeug entstanden sind.

Normalerweise ist so ein Schuldenberg das Produkt mehrerer Fahrzeuge. Ich dachte mir so viel Paletten kann das eine Fahrzeug gar nicht laden, wie auf dem Konto fehlten.

Mir war schon bewusst, dass wir einen Haufen Paletten finden werden. Ich dachte mir dennoch, dass bei einem Fahrzeug der Aufwand zu groß schien, die ganzen Daten echt zu buchen.

Ich dachte mir, nimm das Konto des Spediteurs, nimm dazu die Ordner des Transportunternehmers und gleiche einfach mal ab.


Also fing ich an Buchung für Buchung zu kontrollieren.

Ich sah also die erste Belastungsbuchung auf dem Palettenkonto und schaute in den Papieren nach, ob diese Buchung so belegt ist. Natürlich habe ich in den Papieren von vorne nach hinten und von hinten nach vorne gesucht, um diese Belege zur Buchung überhaupt zu finden.

Und da war der Beleg – Buchung in Ordnung – passt.

Erste Buchung erledigt, nächste Buchung angeschaut.

Und wieder ging die ganze Prozedur von vorne los. Ich suchte den Ordner nach den gewünschten Belegen von hinten nach vorn, von vorn nach hinten usw. durch.

Irgendwann hatte ich auch den zweiten Beleg. Und siehe da – passt auch. Der Spediteur hat auch diese Buchung richtig vollzogen.

Und Buchung vier, fünf und sechs das gleiche Spiel.

Die siebente Buchung war nicht in Ordnung. Es wurde der Absendertausch zu einem Transport nicht entlastet. Also Beleg kopieren und Kopie beiseite. Ganz zum Schluss werde ich dann alle fehlenden Buchungen zusammen tragen und in einer Reklamationstabelle zum Konto erfassen.

Die restlichen Buchungen schienen erstaunlicherweise zu passen.

Als ich den ersten Monat komplett durchgeackert hatte, hatte ich gerade einmal einen Beleg kopiert.

Tja aber ich hatte alle Buchungen, welche im Konto waren auch im Ordner gefunden. Wurden vielleicht irgendwo Paletten abgegeben, welche nicht gebucht wurden waren.

Diese Belege habe ich ja komplett überblättert. Ich habe schließlich nur nach den Buchungen gesucht, welche auf dem Konto vorhanden waren.
Buchungen welche gänzlich fehlten, wurden von mir ja noch gar nicht berücksichtigt.

Tja das hieß wohl, dass ich das komplette Konto noch einmal kontrollieren musste. Doch diesmal in die andere Richtung. Ich schaute mir diesmal nämlich die Belege an und kontrollierte dann die Buchung.

Und siehe da, ich fand weitere fünf Belege. Mein Problem war, dass ich das Konto jetzt zwar ausnahmslos kontrolliert hatte, ich es aber eigentlich zweimal kontrolliert habe.

Ich habe jede Buchung erst vom Palettenkonto zum Beleg überprüft und dann noch einmal jeden Beleg geprüft, ob dieser auch wirklich im Konto ist. Aufgrund des Hin- und Herblätterns hatte ich jeden Beleg mindestens zwanzigmal in der Hand. Auf dem Palettenkonten befanden sich auch immer zwei Haken, an jeder Buchung. Dies bestätigte abermals meine schlechte Vorgehensweise.

Ich dachte mir so. „Na am besten du fängst doch noch einmal an, die Paletten im Programm zu buchen.“

Aber ich hatte schon einige qualvolle Stunden in diese Arbeit investiert und dachte mir:“Du fängst doch nicht ein weiteres Mal von vorne an.“ Denn umso schmerzlicher die verrichtete Arbeit – so sehr hängt man auch an dem bereits erreichten.

Also beschloss ich die nächsten sieben Monate anders heranzugehen. Ich würde
jeden Beleg prüfen und diesen dann einfach aus dem Ordner nehmen. Alle Belege welche nach Prüfung des Kontos noch übrig waren, wurden nicht verbucht.

Also fing ich an, jede Buchung zu prüfen und abzuhaken. Die Belege welche in Ordnung waren, nahm ich aus dem Ordner und legte diese erst einmal lose vor mich hin.

Nachdem ich Buchung für Buchung kontrolliert hatte, waren noch einige Belege im Ordner. Diese Buchungen waren jene, welche nicht im Palettenkonto des Spediteurs verzeichnet waren.

Also konnte ich diese nehmen, kopieren und zu den anderen Kopien packen, welche aus den Vormonaten schon beanstandet wurden.


Jetzt hatte ich da so einen schönen Haufen Lieferscheine und diesen musste ich natürlich wieder wegsortieren.

Das Problem war jetzt, dass ich diese anhand der Buchungen aus dem Ordner genommen hatte und vor mir hingelegt habe. Somit war die Sortierung nach Datum dahin.

Klar ich könnte diese jetzt einfach nehmen und wieder unsortiert in den Ordner stopfen, aber ich wusste auch, dass ich diese nochmals brauchen würde.

Also musste ich diese sortieren. Ich nahm Beleg für Beleg und sortierte nach Datum vor.
Gefühlte zwei Stunden später hatte ich eine Sortierung nach Datum vor mir liegen.

Aber ich wusste auch, dass zu jedem Transport mehrere Lieferscheine, Ablieferbelege vorhanden waren. Also musste ich nachdem ich den ganzen Haufen nach Datum sortiert habe, den ganzen Haufen abermals nach Transport sortieren.

Dies dauerte nochmals eine Stunde.

Als ich damit fertig war, stellte ich fest, dass meine Kopien weg waren und ich diese zusammen mit den anderen im Ordner abgelegt hatte.

Ich sage Dir „Es war ein schöner Tag“. Aber es reichte aus, dass ich beschloss komplett von vorne zu beginnen.

Ich fing an, jeden Beleg zu buchen. Erst nachdem ich alle Buchungen im Palettenprogramm verbucht hatte, fing ich an das Palettenkonto der Spedition zu kontrollieren.

Mir wurde an diesem Tag eines deutlich. Die Abkürzung kein Palettenkonto zu führen, funktioniert nicht. Es ist vielmehr ein Umweg.



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