6 nützliche Tipps um ein Palettenkonto zu kontrollieren

Palettenkonto kontrollieren

6 Tipps um Dein Palettenkonto abzustimmen

Die Palettenkontoabstimmung gehört zur Aufgabe einer jeden Palettenabteilung, denn wie sagt der Volksmund

„Vertrauen ist gut, doch Kontrolle ist besser“.

Gerade, weil es so starke Differenzen in den Abstimmungen gibt, sollte eine Kontoabstimmung immer zeitnah erfolgen.

Doch oftmals ist das Abstimmen eines Palettenkontos sehr zäh und sehr zeitaufwendig.

Hier gebe ich dir 6 praktische Tipps, welche dir dabei helfen sollen diesen Prozess zu erleichtern.


1. Liste direkt auf, was und wieso Du etwas im Palettenkonto reklamierst

Oftmals wurden im Palettenkonto deines Partners Positionen einfach nur vergessen.
Manchmal wurden diese aber auch nicht anerkannt.
Schreibe in deinen Reklamationsbericht genau hinein, welche Positionen fehlen und warum dein Partner diese anerkennen sollte.

Dies hat für dich den Vorteil, dass du auch zu einem späteren Zeitpunkt noch genau weißt, warum Du es reklamiert hast.
Um so ausführlicher du diesen ersten Abstimmungsprozess begehst, umso weniger Arbeit hast Du später.

Neben dem Grund solltest du den Packmitteltypen, wie zum Beispiel Gitterbox oder Europalette ausweisen.

Natürlich darf die Anzahl der Packmittel, welche du gutgeschrieben haben möchtest, nicht fehlen.
Dies macht Sinn, da du am Ende der Reklamation eine komplette Summe über die einzelnen Packmitteltypen errechnen solltest.
Du weißt dann, welchen tatsächlichen Bestand das Konto nach der Einarbeitung aller reklamierten Posten haben sollte.

2. Verweise auf interne Nummern im Palettenkonto

Viele große Speditionen arbeiten mit laufenden Nummern in den Packmittelkonten.
Verweise in deiner Reklamation ruhig auf diese Nummern.
Dies ist einerseits für dich eine bessere Orientierung und natürlich auch für deinen Partner.
Falls Du des Öfteren Packmittelkonten des gleichen Kunden abstimmst, frage doch nach, ob es interne Nummern auf dem Kontoauszug gibt, welchen er Dir zur Verfügung stellt.

3. Scanne deine Unterlagen unbedingt ein.

Jetzt hast du alle fehlenden oder fehlerhaften Positionen im Palettenkonto gefunden und in deine Reklamation aufgenommen.
Als Nächstes suchst du die Palettenscheine oder Lieferscheine heraus, welche deine Reklamation beweisen.
Diese musst du an deine Reklamation anhängen und dem Kunden oder Tauschpartner zur Verfügung stellen.
Du solltest darauf achten alle Unterlagen einzuscannen.
Dies hat den Vorteil, dass du diese Unterlagen, zu einem späteren Zeitpunkt, nicht noch einmal heraussuchen musst.

4. Schicke deine Abstimmung per Email.

Jetzt hast du alles herausgesucht, eingescannt und jetzt musst du deinem Tauschpartner diese Belege zukommen lassen.
Die Email hat den Vorteil, dass du bestimmte Sachverhalte noch einmal genauer formulieren kannst.
Und das wiederum hat den Vorteil, dass du dich zu einem späteren Zeitpunkt relativ schnell wieder in den Sachverhalt reinlesen kannst.

Außerdem ist es sehr unwahrscheinlich, dass dein Partner nur auf die Reklamation wartet.
In der Praxis sieht es meistens so aus, dass nur an bestimmten Tagen Kontenreklamationen bearbeitet werden.
Deine Tauschpartner stecken Deine Email in ein Postkorbordner und erst wenn sie die Zeit dazu finden, wird die Reklamation bearbeitet.
Eine Reklamation per Telefon oder durch Fahrer solltest du komplett ausschließen, weil diese meistens nicht zielführend ist.

5. Rechne den neuen Saldenbestand aus.

Jetzt solltest du die einzelnen Summen für jede Packmittelart bilden und dann in der Email darauf verweisen, welchen Stand dein Konto hätte, wenn alle Positionen durch deinen Partner eingearbeitet sind. Somit kannst du:

  • Darauf hinweisen, dass der Außenstand oder ausgewiesene Saldo sich nochmals stark ändern wird. Du weist somit die Palettenschuld oder einen mitunter großen Teil dieser Schuld zurück.
  • Und Du weißt gleichzeitig immer, wie der nächste Anfangssaldo Deines Packmittelkontos auszusehen hätte, wenn alle Positionen eingearbeitet wären. Dies hat den Vorteil, dass Du die Schwankungen, welche durch nachträgliche Einarbeitung entstehen, komplett abgrenzt.

Dazu ein Beispiel:

Angenommen dein Palettenkonto weist einen Stand von 800 Paletten zu deinen Lasten aus und du kannst nachweisen, dass 200 Paletten dem Konto unrechtmäßig nicht gutgeschrieben worden.
Dann sollte der Partner diese entsprechend nachbuchen und der Saldo wäre demnach nur bei 600 Paletten Außenstand.
Wenn dein Partner diese Paletten, aus welchem Grund auch immer (Krankheit, Urlaub) nicht einarbeitet und du erhältst im nächsten Monat ein Konto von 1000 Paletten Außenstand, dann weißt du bereits schon, dass dieser Stand sich nochmals um 200 Paletten reduzieren wird.
Angenommen Du findest in dem neuen Konto wieder 200 Paletten. Dann weißt du, dass sich im letzten Monat keine neue Schuld aufgebaut hat.

Dieser sich ergebene Außenstand sollte in jede Abstimmungsemail einfließen, da du somit einen Verlauf abbilden kannst.
Aufgrund dessen, dass dein Emailprogramm alle ausgehenden Emails speichert, kannst du einen Verlauf komplett abbilden.
Bedenke: diese Email bietet Dir also einen höheren Mehrwert, als deinem Partner.

6. Setze bei einer Kontoabstimmung immer auf Nachhaltigkeit

Nachdem du das Konto abgestimmt, alle Unterlagen eingescannt und alle Emails abgeschickt hast, solltest du für dich ein Datum festlegen, an dem du den Rücklauf prüfst.
Die Positionen wurden zwar von dir geprüft und die Reklamation dazu dem Tauschpartner mitgeteilt, dennoch wurde das Palettenkonto noch nicht entlastet.
Lege also selbst ein Datum fest, wann du deinen Partner zum Reklamtionsstand befragst.


Falls Du weitere Beiträge zum Thema Palettenkonto suchst, findest Du diese hier auf unserer Übersichtsseite.



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