Ein Palettenkonto ist kein Geschichtenbuch

Palettenkonto Geschichtenbuch

Es war einmal ein Palettenkonto.

Nein – etwas anders.
Es war einmal ein Palettenschein.
Und dieser Palettenschein wurde ordnungsgemäß ausgestellt.

Dieser Palettenschein dokumentiert die Rückgabe von 30 Europaletten.

Aber nicht irgendeine Rückgabe.
Nein, eine verspätete oder nachträgliche Rückgabe.

Wie kam es dazu?
Ein Transportunternehmer lud, im Auftrag einer Spedition, 30 Europaletten bei einem x-beliebigen Absender und konnte nicht tauschen.
Dieses Transportunternehmen lieferte die geschuldeten 30 Paletten beim Absender nachträglich an.
Und natürlich wurde dieser besagte Palettenschein dazu ausgestellt.

Das Transportunternehmen reichte dann den ordnungsgemäß ausgefüllten Palettenschein bei seinem Gläubiger ein.

Und was passierte?
Nichts. Wieso?

Die Spedition buchte diesen Palettenschein nicht.
Und die Spedition lies dem Transportunternehmen auch keine Information zukommen, warum dieser Schein nicht gebucht wurde.

Also was ist mit dem Palettenschein los?
Ich sage es dir. Eine Nummer fehlte.

Und zwar wurde zum Zeitpunkt der Warenübernahme eine 8-stellige Sendungsnummer heraus gegeben.

Und zum Zeitpunkt der Rückgabe hätte der Fahrer sagen sollen: „Diese Paletten sind zum Ausgleich der Sendung ……..“

Da dies nicht geschah, wurde es auch nicht auf dem Palettenschein vermerkt.

Und somit kann die Spedition diesen ordnungsgemäß ausgefüllten Palettenschein nicht buchen.

Ist doch ganz einfach, oder? :-)

Naja
Lass uns das Problem einmal anders betrachen.

Wenn eine Bank mein Palettenkonto führen würde, wäre ich schon pleite.

Hast du schon einmal Geld von deiner Hausbank abgeholt?
Sicherlich.

Und hast du einmal eine Bareinzahlung auf der Bank getätigt.
Vielleicht auch.

Nun stell dir vor. Du zahlst dein Geld ein.
Alles gut – bis zu dem Zeitpunkt, als du den Kontoauszug in den Händen hältst.

Denn zu diesem Zeitpunkt siehst du, dass die Bank deine Einzahlung nicht verbucht hat.

Du rufst die Person deines Vertrauens bei der Bank an und sagst:
„Was ist bei euch los, wo ist mein Geld?“

Die nette Stimme am anderen Ende sagt dir:
„Leider konnten wir ihre Einzahlung nicht zuordnen.“

Also fragst du: „Wieso nicht?“
Die nette Stimme antwortet:
„Ja sie hätten im Verwendungszweck die laufende Nummer angeben müssen.“ :-)

Was denn bitte schön für eine Nummer? –fragst du.
Die Dame erwidert:
„Als sie Geld abholten, stand auf dem Kontoauszug dazu eine laufende Nummer.
Und wenn sie Geld einzahlen, hat das doch den Grund, das Defizit aus dieser Abholung zu begleichen, oder?
Und deshalb müssen sie schreiben „zum Ausgleich der Nummer …. Von der Abbuchung vom ……“

Ja ansonsten können wir das leider nicht verbuchen.

Meine Frage an dich:
Ist dir dies schon einmal bei deiner Bank passiert?
Sicherlich nicht, oder?

Eine zweite Frage:
Die Sache mit dem Palettenschein – Ist dir so etwas schon einmal passiert.
Vielleicht.
Ich wette, wenn du dein Geld aus Transporten über eine Frachtbörse verdienst – dann schon.

Die Geschichte muss nicht genauso ablaufen – aber ähnliche Geschichten kennt jedes Transportunternehmen.

Also was soll das?
Ist ein Bankkonto im Grunde genommen nicht das gleiche, wie ein Palettenkonto?

Ja klar.
Das Problem sind die Leute, welche es bearbeiten.
Nein, nicht die Leute selbst, sondern deren Herangehensweise.

Diese Leute führen ein Palettenkonto, wie ein Geschichtenbuch.

Und zwar so.

Es flattert ein Palettenschein ins Haus.
Dieser Palettenschein wird nicht gebucht.
Es wird erstmal geschaut, woher die Palettenschuld stammt.

Es wird nicht gleich deutlich, woher die Palettenschuld stammt.
Also wird in allen möglichen Daten gesucht.

Nichts gefunden.
Also wird sich der Palettenschein vorgehalten.
Also dann – erst einmal in die Ablage für alle ungeklärten Fälle.

Die Ablage wird größer und größer.
Und irgendwann….
Ja das kannst du dir ausmalen.

Wieso gehen viele Palettenbuchhalter so vor?

Ein Wort.- Unsicherheit.

Sie brauchen Geschichten. Sie sind unsicher.
Sie wollen keine falschen oder voreiligen Buchungen machen.
Sie möchten vielmehr eine Plausibilität über eine Geschichte herstellen.

In etwa so.
Ja ich kann diesen Palettenschein buchen.
Denn der Unternehmer hat ja am Vortag auch 33 Europaletten Schulden gemacht.
Und diese 33 Paletten gibt dieser jetzt wieder zurück.
Alles in Ordnung. Da bin ich mir sicher, denn ich kenne die Geschichte zu diesem Vorfall.

Und deshalb wird erst einmal ringsherum alles geprüft.
Nur um die Geschichte zu kennen. Und dann auf Nummer sicher zu gehen.

Wozu führt diese Herangehensweise?

Diese Fehlervermeidungsstrategie führt zu sämtlichen Fehlern, welche überhaupt auftreten können.

Indem du Geschichten suchst, verschwendest du Zeit.

Und das nicht nur einmal:
Denn, falls du den Zusammenhang zwischen Palettenabgabe und vorheriger Belastung nicht sofort herstellen kannst. Dann landet dieser Palettenschein auf dem Stapel für Unerledigtes.

Nach einer Woche nimmst du das Ding wieder in die Hand.
Und auch dann verschwendest du Prüfzeit.

Nehmen wir einmal an, deine Prüfung führt immer noch nicht zu einer eindeutigen Geschichte.
Na dann warten weitere spannende Prüfzeiten auf dich.

Du nimmst ein Vorgang immer und immer wieder in die Hand.

Irgendwann kommt es zum Monatsabschluss.
Und na klar. Die Konten können einfach nicht stimmen.
Denn sämtliche Nachweise liegen noch auf dem Stapel für Unerledigtes.

Mmh… noch mehr Probleme.
Na hast du da Bock drauf?
Wohl eher nicht.

Also wie kannst du das Problem in den Griff bekommen?
Die meisten schreien sofort nach bessere Software.
Aber das ist es nicht.

Das Problem liegt nämlich nicht in der Datenverarbeitung.
Selbst mit einem richtig geilen System fangen die Leute an zu suchen.

Ganz einfach.
Das Verhaltensmuster muss durch ein besseres ersetzt werden.

Buche Palettenkonten prozessorientiert und nicht aufgabenorientiert.

In meimem Produkt „Alles Paletti“ geht es ausschließlich um diese Herangehensweise.

Im Buch und gerade auch im Videokurs stelle ich einen Weg vor.
Dieser Weg soll die ganze Palettenabwicklung einfacher und schneller gestalten.

Also was hat es damit auf sich?
Du betrachtest Palettenbuchhaltung nicht als eine Aufgabe sondern als Prozess.

Und diesen wiederum kannst du ganz gut stückeln.
Da fallen dann Tätigkeiten wie:

  • Papiere sortieren
  • Ablage
  • Paletten buchen
  • Palettenbuchung prüfen
  • Palettenkonto prüfen usw.

Es geht darum jede einzelne Tätigkeit separat zu optimieren.
Und dadurch optimierst du die ganze Palettenverwaltung.

Und weil es nur einzelne Tätigkeiten sind, nimmst du jeden Palettenschein und buchst ihn einfach.
Die Plausibilität stellst du dann nicht mehr über Geschichten her.

Die Sache wird in dem Moment plausibel, sobald du den Saldo des Fahrzeugkontos, der Halle usw. betrachtest.
Das ganze nenne ich dann eine Plausibilitätsprüfung.

Du stellst also ein Verfahren her, welches prüft ob die Dinge plausibel laufen.

Zusammenfassung:

  • Viele Palettenbuchhalter sind der Meinung, dass Palettenscheine oder andere Nachweise einer Prüfung vollzogen werden sollten.
  • Erst wenn es eine Belastung zu einer späteren Rückgabe gibt, werden Paletten gutgeschrieben.
  • Diese Verknüpfung über Palettengeschichten ist äußerst zeitaufwendig und lohnt sich nicht.
  • Versuche ein Palettenkonto prozessorientiert zu führen und die Plausibilität über Zahlen herzustellen.


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