Nutze die Checkliste für Dein Palettenkonto

Palettenkonto Check


Palettenkonto Checkliste

Um dauerhaft ein Palettenkonto erfolgreich zu führen, solltest Du in deinen Prozess gewisse Spielregeln einbinden.
 
Du kannst die Einhaltung dieser Spielregeln überwachen und auch mit Kennzahlen versehen.
 
Hier ist die Liste der wichtigsten Antreiber für dein Palettenkonto.

Ablauf Abrechnung
Du solltest den Ablauf in der Abrechnung überwachen. Denn Palettenscheine, Lieferscheine usw. sollten so schnell wie möglich und natürlich vollständig bei Dir eintreffen.

Dauert es zu lange, verschleppst Du Palettensalden. Das bedeutet, dass die Salden womöglich nicht stimmen bzw. nicht stimmen können, weil eben zwischendurch immer Belege fehlen.

Dies führt dann dazu, dass du Palettenverluste hast, welche Du nicht erklären kannst.

Das führt weiterhin dazu, dass Palettenbuchhaltung komplizierter wird, als es eigentlich vorgesehen ist. Die Komplexität führt wiederum dazu, dass die Problemlösung komplizierter und zeitaufwendiger wird. Das Resultat ist klar: Dir fehlt am Ende Zeit.
 
Fragen, welche du Dir stellen solltest, lauten:

  1. Wie lange brauchen Papiere bis diese zu mir kommen?
  2. Wie lange sollte die durchschnittliche Durchlaufzeit sein?
  3. Bei welcher maximalen Durchlaufzeit schlage ich Alarm?
  4. Wie kann die Durchlaufzeit optimiert werden?
  5. Gibt es Abläufe im Unternehmen, welche den Papierfluss hemmen?

Jedes Transportpapier sollte entsprechend überwacht werden und mit einer Statusmeldung versehen werden.

  1. Wann war der Transport?
  2. Wann waren die Papiere im Unternehmen?
  3. Wann waren diese bei mir?

 
Es ergeben sich dadurch Kennzahlen, wie

  1. Durchlaufzeit in Tagen: Das ist die Differenz zwischen Abarbeitungsdatum und dem Transportdatum
  2. Liegezeit: Die Differenz zwischen der Abarbeitungszeit (Wie lange brauchst du zum Abarbeiten) und der Durchlaufzeit

 
Bitte unterschätze diese Werte nicht.
Da diese Regeln die wichtigsten für Palettenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung sind, haben wir in unserem Palettenprogramm gerade für den Papierrückfluss eigene Module entwickelt.

Beidseitige Buchführung
Es ist logisch, dass Du für die Palettenbuchhaltung eine doppelte Buchführung brauchst. Wenn Du Paletten beim Kunden lädst und dem Kunden dann die Paletten gutschreibst, solltest Du auch immer einen Frachtführer belasten.

In der Finanzbuchhaltung spricht man von Mittelherkunft und Mittelverwendung. In der Palettenbuchhaltung bezeichne ich dies als Palettenherkunft und Palettenverbleib.
Wenn Du nur mit deinem Kunden ein Palettenkonto führst, ist es klar, dass der komplette Palettenverbleib unklar ist. Dies muss zu Palettenverlusten führen. Also führe neben dem Kundenkonto immer auch ein Palettenkonto mit dem Frachtführer bzw. mit deinem Fahrzeug.
 
Wenn Du beim Prüfen des Kundenkontos feststellst, dass der Saldo zu hoch ist und Dich erst dann mit dem Palettenverbleib beschäftigst, kostet Dich das mehr Zeit, als hättest Du es sofort getan.
Außerdem wird dann das Prüfen des Palettenverbleibes so kompliziert, dass Du am Ende für die einfachsten Dinge enorm Zeit aufbringst.
Das Resultat ist klar: Dir fehlt am Ende Zeit.

 
Abstimmung Rücklauf

Du solltest stets im Blick haben, welche Konten abgestimmt wurden und welche nach wie vor offen sind.
Welche Fahrzeuge Verlustpaletten erwirtschaftet haben und welchen Fahrer du schulen solltest bzw. sogar musst.
Es bringt nämlich gar nichts, wenn Du fleißig buchst und niemand es anerkennt. Stattdessen kommt irgendwann vom Kunden oder Frachtführer die Rückmeldung, dass die Konten nicht stimmen.
 
Aber dann sind bereits einige Wochen, gar Monate oder Jahre ins Land gezogen und wer will diese Konten dann noch aufarbeiten.
 
Bedenke dabei auch immer, wenn Du auf einem Konto eine Buchung berichtigst, musst Du diese, aufgrund der doppelten Buchhaltung, auch auf einem anderen Konto berücksichtigen.
 
Dies führt immer zu Frust bei Dir und deinen Tauschpartner. Es kommt zu unnötigen Spannungen, Hin- und Herbuchen, zu Kommunikationsbedarf usw.
Das Resultat ist auch hier klar: Dir fehlt am Ende Zeit.

Abstimmung Zeitraum
Darauf aufbauend solltest Du auch immer die Zeit betrachten.
Fragen welche Du Dir stellen solltest lauten:
Wie lange braucht der Kunde um mein Konto abzustimmen?
Wie lange brauche ich um das Kundenkonto abzustimmen?
 
Gerade wenn Palettenkonten über Monate verschleppt werden und dann Probleme auftreten, wie z.B. dass Belege nicht anerkannt werden, wird es richtig schwierig diese anzufordern.
Je länger Palettenkonten liegen, umso schwieriger ist es Problemfälle in diesen Konten nachträglich zu klären.
 
Hier solltest Du eine ähnliche Herangehensweise fordern, wie in der Abrechnung.

  • Rücklaufzeit in Tagen: Dies ist die Differenz in Tagen, wann Du das Palettenkonto verschickt hast und wann Du es abgestimmt zurück bekommen hast.
  • Oder wann Du ein Konto bekommen hast und es reklamiert zurück geschickt hast.

 
Hier solltest Du feste Zeitwerte bestimmen und Dich nach diesen richten. Vom Kunden eine Rückantwort zum Palettenkonto anzufordern ist kein Verbrechen, sondern dient dem Schutz deiner Vermögens- und Zeitressourcen.
Auch hier wird klar: Am Ende fehlt Dir Zeit.

Außenstände
Außenstände sind auch immer ein Zeichen für Palettenverluste.

Nehmen die Fahrzeugkonten oder Frachtführerkonten rapide zu, solltest Du Rücksprache halten.

Stell Dir nur vor, die Konten weisen immense Summen auf und der Frachtführer fährt nicht mehr für Dich oder Dein Fahrer kündigt.
Dann läufst Du den Dingen ewig hinterher. Deshalb sollte der Buchbestand (Bestand auf dem Palettenkonto) wöchentlich mit dem tatsächlichen Bestand auf dem Fahrzeug verglichen werden.
 
Das gleiche gilt für Kundenkonten. Sind die Bestände zu hoch, musst Du Palettenkonten ausgleichen.

Rücklaufquote
Wenn Du Palettenkonten bebuchst, solltest Du die Rücktauschquote nicht vernachlässigen.
Die Rücktauschquote ist das Verhältnis zwischen geladenen vollen Paletten und getauschten leeren Paletten bei Abholung. Ist diese Quote auf den Kundenkonten hoch, sparst Du zusätzliche Leertransporte.
 
Ist die Rücktauschquote auf Fahrzeugkonten hoch, weißt Du dass alles in Ordnung ist. Falls diese Quote fällt, der Fahrer also übermäßig viel lädt und nie zurücktauscht, weißt Du dass irgendetwas nicht stimmt.

Fazit:

  • Es läuft darauf hinaus, dass die Zeit dein größter Feind ist. Werden Papierrückflüsse, Abstimmungen usw. zeitlich verschoben, nehmen Probleme zu. Außerdem führt dies zu Komplikationen, welche in der Handhabung weitaus zeitintensiver sind, als wenn Du diese zeitnah geklärt hättest.
  • Du solltest somit immer die Zeit überwachen und optimieren. Dem Zeitaufwand solltest Du alles unterordnen.
  • Viele Mitarbeiter aus Speditionen sind der Meinung, dass man das Palettenproblem irgendwie zeitlich verschieben könnte.
    Sei es, dass man Paletten irgendwo stehen lässt und diese später abholt.
    Sei es, dass der Fahrer keine Zeit hatte, sich eine Unterschrift geben zu lassen.
    Sei es, dass ein Frachtführer keine Zeit hatte ein Konto abzustimmen.
    Oder das Du keine Zeit hattest ein Palettenkonto zu führen.

Dir sollte klar sein, dass diese Fehler das Gift für jedes Palettenkonto sind.
Die zeitliche Verschiebung des Problems führt dazu, dass Probleme erst kompliziert werden und zeitintensiv gelöst werden müssen.
Dies hat immer zur Folge, dass zeitabhängige Lohnkosten und Palettenverluste immens ansteigen.

Also mache es einfach, mache es schneller. Denn einfach ist immer besser.

Wenn Du noch mehr erfahren möchtest, klicke hier und besuche unsere Übersichtsseite zum Palettenkonto.


Jetzt Kommentar verfassen. Deine Email wird nicht veröffentlicht.