Die drei wichtigen Phasen um ein Palettenkonto abzustimmen

Palettenkonto abstimmen

Palettenkonto abstimmen

Ein Palettenkonto abzustimmen ist meistens zäh, aufwendig und mit jeder Menge Frust verbunden.
 
Wie Du vorgehen solltest, um schneller an dein Ziel zu kommen, möchte ich Dir in diesem Beitrag zeigen.
 
Bevor Du anfängst Dir überhaupt irgendeine Buchung anzuschauen, solltest Du Dir einen Plan zurecht legen, wie es schnell geht.

 

Die Fragen welche Du dir stellen solltest lauten:

  • Wie geh ich vor? Schau ich mir die Buchungen auf dem Kundenkonto an und prüfe ich diese anhand meiner Unterlagen oder genau anders herum?
  • Wie stelle ich zum Schluss fest, welche Buchungen noch fehlen?
  • Wie kann ich sicherstellen, nichts zu übersehen?
  • Wie halte ich fehlende oder fehlerhafte Buchungen vor?
  • Kopiere ich die Belege sofort oder erst zum Schluss?

 
Ich möchte Dir jetzt eine Methode vorstellen, welche das Abstimmen eines Palettenkontos in drei Phasen unterteilt.
 
Dies hat den Vorteil, dass es genau einen Ablaufplan gibt und Du dadurch den Ablauf nie durcheinander bringen kannst.

Phase 1: Prüfe nur die Buchungen auf dem Palettenkonto, welches Dir der Kunde bereitgestellt hat.

In dieser Phase prüfe ich lediglich die Buchungen vom Konto, welches ich vom Kunden erhalten habe. Ich prüfe nie die eigenen. Es geht somit lediglich in eine Richtung.
Ich prüfe alle Buchungen einmal durch und setze auf dem Kundenkonto einen Haken für jede überprüfte Buchung.
 
In meinem Palettenprogramm kann ich jede Buchung, welche ich auf dem Kundenkonto fand, entsprechend abhaken und diese in den Status „abgestimmt“ versetzen.
 
Da Du aber nicht mit meinem Programm arbeitest, sondern mit einer Exceltabelle oder Ähnlichem, kannst Du dort ja eine weitere Spalte einfügen und dort ein „x“ für jede abgestimmte Buchung setzen.
 
Beim Kontrollieren der Buchungen fallen mir die Falschbuchungen auf und in meinem Palettenprogramm kann ich innerhalb der Abstimmung schon Reklamationen erfassen.
 
In deiner Exceltabelle kannst Du wiederum Spalten einfügen. Eine Spalte für die Anzahl, eine Spalte für das Packmittel und eine für den Reklamationstext.
 
Nachdem alle Buchungen des Kundenkontos mit den eigenen verglichen wurden, hast Du bereits alle Buchungen, welche falsch auf dem Kundenkonto erfasst sind.
 
Jetzt brauchst Du nur noch die Buchungen zu prüfen, welche der Kunde nicht hat.

Phase 2: Alle offenen Buchungen auf deinem Palettenkonto reklamierst Du

Da Du jetzt schon alle Buchungen des Kunden kontrolliert hast und mit einem Status versehen hast, kannst Du die offenen Buchungen auch in Excel gezielt filtern.
 
In deinem Palettenkonto werden dann nur noch die Buchungen angezeigt, welche zwar Du gebucht hast, beim Kunden aber gänzlich fehlen würden.
 
Alle diese Buchungen solltest Du jetzt komplett reklamieren.

Phase 3: Suche erst jetzt alle Belege zum Palettenkonto heraus und lasse diese dem Kunden zukommen.

Nachdem Du alle fehlenden oder fehlerhaften Buchungen im Palettenkonto gefunden hast, kannst Du diese auch in Excel wieder filtern.
 
Jetzt suchst Du nur noch die passenden Belege heraus und schickst diese dem Kunden zu.

Du weißt jetzt auch, wie viele Paletten du reklamierst und wie stark der ausgewiesene Palettenbestand vom tatsächlichen abweicht.
 
Auch dies solltest Du dem Kunden mitteilen.
 
Ich schreibe zum Beispiel bei jeder Abstimmung: „Nach Einarbeitung der fehlenden Buchungen ergibt sich ein neuer Bestand von X Paletten.“
 
Und diese Anschreiben legst Du Dir ab.
 
Dies hat den Vorteil, dass Du später sehen kannst, wie die tatsächlichen Palettenverläufe einmal waren.

Fazit:
Es macht Sinn eine Abstimmung in mehrere Phasen zu teilen, da Du ansonsten beim Ablauf durcheinander kommen kannst.
 
In jeder Phase solltest Du Dich auch klar an den Ablauf halten.
 
Also zuerst das Kundenkonto einmal komplett überprüfen und dann dein Konto entsprechend der fehlenden Buchungen prüfen.
 
Erst ganz zum Schluss suchst Du alle Belege heraus und schreibst deine Reklamation.
Weise Deinen Kunden auf jeden Fall auch daraufhin, wie viele Paletten falsch gebucht wurden oder gar fehlen und wie der tatsächliche Palettenbestand ist.
 
Im nächsten Palettenkonto musst Du dann die Gutschriften überwachen.



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