Schütze dich vor falschen Experten in der Palettenbuchhaltung

Palettenbuchhaltung Experten

Wenn ich ein Palettenkonto abstimme, stoße ich ziemlich oft auf ein Problem.
Und zwar auf ein hausgemachtes Problem.

Wir bekommen die Palettenaufstellung eines kompletten Monats für einen unserer Klienten.
Und unser Auftrag besteht nun darin, dieses Palettenkonto abzugleichen.

Also tun wir das.
Wir finden auch zahlreiche Positionen und reichen diese Aufstellung samt Nachweise beim Auftraggeber unseres Klienten ein.
Und fordern die Gutschriften zu den einzelnen Paletten ein.

So weit so gut.

Am anderen Ende der Emailleitung nimmt man unsere Aufforderung entgegen.
Und erwidert diese in etwa so:

Die von Ihnen eingereichten Gutschriftsanforderungen werden nicht akzeptiert.

Und die unterschiedlichsten und abstrusesten Gründe werden da aufgeführt.
Hier ein paar Beispiele.

  • Die Unterschrift ist falsch ausgestellt worden. Der Palettenschein wird nicht akzeptiert.
  • Oder der Fahrer hätte sich bei Beladung melden müssen. Im Nachhinein wird dies nicht mehr akzeptiert.
  • Und mein Lieblingsgrund. Der Subunternehmer kann am Ende des Monats kein Plusbestand haben.

Wahrscheinlich hast du selbst schon einmal solche oder ähnliche Gründe und Äußerungen gehört.

Was das bedeutet und wie du gegen Experten aus der Palettenbuchhaltung vorgehen solltest, möchte ich dir gern in diesem Beitrag schildern.

Woran erkennt man falsche Experten in der Palettenbuchhaltung?

Als Erstes vermeiden falsche Experten jegliche Form von Arbeit.
Und sie sehnen sich nach Sicherheit. Sie möchten ganz sicher sein, dass die Palettenbuchung, welche sie durchführen sollen – auch hundertprozentig stimmt.

Aufgrund ihres Sicherheitskonzeptes erklären diese sogenannten Experten der ganzen Welt, warum gewisse Dinge einfach nicht gehen.
Und zum großen Teil handelt es sich dabei – nur um Erfindungen.

Und mit diesen Erklärungen, Ausführungen und einem aufwendigen Emailverkehr verschwenden sie gern ihre eigene Zeit. Und natürlich deine obendrein.

Am Beispiel.

Der Palettenschein mit der falschen Unterschrift.

Wie stellt man fest, ob die Unterschrift auf einem Palettenschein passt – oder nicht?
Man schaut sich die Unterschriften auf sämtlichen Transportbegleitpapieren an und vergleicht diese.
Ist die Unterschrift für den Warenempfang identisch mit der Unterschrift auf einem Palettenschein.
Dann handelt es sich um einen Empfängertausch.

Ist die Unterschrift des Absenders auf den Frachtpapieren irgendwo vermerkt -Zum Beispiel bei der Übernahme der Sendung.
Dann kann man auch diese mit dem Palettenschein abgleichen. Ist diese gleich, sollte es klar sein, dass es sich um den Absendertausch handelt.

Einen weiteren Indiz liefert das Datum. Wurde beim Tauschvermerk das Ladedatum oder das Entladedatum vermerkt?

Und wenn eines dieser Indizien eindeutig den Absender- oder Empfängertausch belegt, gibt es keine zwei Meinungen mehr.

Was ist zu tun?
Du reichst deine Papiere nochmals ein. Du weist auf den eindeutigen Tauschvermerk beim Absender hin und erwartest eine Gutschrift im nachfolgenden Palettenkonto.

Wie sieht dann leider oftmals die Realität aus?

Du bekommst eine Email zurück und dort steht so etwas wie:

„Der Fahrer hätte niemals beim Absender tauschen können. Eine Gutschrift erfolgt nicht.“

Krass oder?
Da wird eine Geschichte um den Palettentausch herum erfunden.
Und du wirst mit so einer Aussage stehen gelassen.

Wie solltest du auf diese Expertenmeinung reagieren?

Gerade unerfahrene Palettenbuchhalter sagen sich dann.

„Na die werden es schon wissen. Schließlich sind dies die Experten und ich fange gerade erst mit der Palettenbuchhaltung an.“

Ich hoffe, dass du so nicht reagierst.

Stattdessen kannst du dem Experten für Palettenbuchhaltung mitteilen, dass er falsch liegt.
Dass Palettenbuchhaltung eine Buchhaltung ist.

Der oberste Grundsatz jeder Buchhaltung lautet: Keine Buchung ohne Beleg.

Im Umkehrschluss bedeutet dies auch: Jeder Beleg wird gebucht.

In einer Buchhaltung zählt nur der Beleg bzw. das Belegbare.

Alles andere sind Geschichten. So wie diese hier:

  • Fahrer hätte keine Paletten dabei haben können.
  • Fahrer hätte sich melden müssen, wenn er beim Empfänger keine Paletten bekommt.
  • Wir brauchen den Original Palettenschein. Ansonsten können wir nicht buchen.
  • Auf dem Palettenschein hätte eine Nummer für den Ausgleich angegeben werden müssen.
  • Wir akzeptieren nur den gelben Durchschlag vom Palettenschein.
  • Wenn Einweg statt Europaletten verladen wurden, hätte der Fahrer das bei der Abholung melden müssen.

Alles tolle Geschichten, oder?
Aber nicht mehr. Es sind und bleiben Geschichten, welche in der Palettenbuchhaltung keine Rolle spielen.

Es zählt nur der Beleg. Und wenn dieser eindeutig ist, dann muss dein Gegenüber buchen.
Ohne Ausrede und ohne Geschichte.

Wie kannst du gegen falsche Experten in der Palettenbuchhaltung vorgehen.

Als Erstes kannst du die ganze Angelegenheit an eine höhere Stelle übergeben.
Das empfehle ich dir aber nicht.
Stattdessen kannst du den Palettenbuchhaltungsexperten anrufen und gezielt nachfragen.

Denn jedes Problem, welches dir begegnet – ist immer eine Chance.
Eine Chance das Problem gezielt zu lösen. Und dabei etwas Wichtiges zu lernen.

Denn das Führen eines Konfliktgespräches bietet dir enorm viele Vorteile:

  1. Du lernst etwas über deinen Gegenüber und über seine Beweggründe kennen.
  2. Durch den direkten Kontakt legst du außerdem ein Beziehungskonto an und kannst dich bei ihm beliebt machen.
  3. Du lernst etwas über unangenehme Gesprächsführung. Und wie du Problemgespräche in Lösungsgespräche verwandelst.

Nutze – wo auch immer solche Chancen und lerne aus diesen.
Nicht jedes Gespräch geht zu deinem Vorteil aus. Aber du lernst immer etwas daraus.

Das Gespräch mit dem Experten solltest du vorbereiten.

Sei dir gewiss:
Wenn du und dein Gegenüber schon diversen Schriftverkehr hattet. Dann ist dein Gegenüber nicht gut auf dich zu sprechen.

Umso besser.
Denn dadurch wird die Gesprächsführung schwieriger und das erhöht die Möglichkeit zum Lernen.
Und gleichzeitig wird auch das Lernvolumen durch schlechte Ausgangspunkte mehr erhöht.

Du merkst.
Du kannst Problemlösung auch als eine Art Sport auffassen.
Und bei großen Problemen gewinnst du einfach mehr.

Doch bevor du anrufst, solltest du dir ein paar Dinge überlegen und zurecht legen.
Wie soll das Gespräch ausgehen? Das heißt: Wie sieht für dich die optimale Lösung aus?

Dies solltest du dir vor dem Gespräch wirklich überlegen.
Denn die meisten Menschen rufen einfach an und meckern rum.
Sie bekommen in den meisten Fällen ihren Willen nicht durchgesetzt und verlieren doppelt.

Denn:

  • Wenn das Gespräch total blöd verlaufen ist, wird dein Gesprächspartner es genauso empfinden.
    Ein Beziehungskonto wurde zwar angelegt.
    Aber statt einer Einzahlung steht eine Ausgabe auf dem Konto.
  • Das Beziehungskonto befindet sich dann im Minusbereich und bei späteren Problemen wird es nicht leichter.
  • Bei intensiven Gesprächen mit viel emotionaler Wut hast du einen Haufen Energie vergeudet, welche dir niemand zurückgibt. Man kann sagen: Du hast diese einfach an dein Gegenüber verschenkt.
  • Außerdem wurde dein Ziel für das Gespräch nicht erreicht.

Du hast bei einem schlechten Gespräch drei Dinge verloren:

  • Zeit vergeudet
  • Energie an den Gesprächspartner verschenkt
  • Ziel nicht erreicht

Also plane vorher, das Ziel und den Gesprächsverlauf eindeutig.
Und wenn du selbst merkst, dass das Gespräch eine schlechte Wendung nimmt – Dann lenke entgegen.

Vergiss bitte nicht:

  • Du möchtest eine Einzahlung auf dem Beziehungskonto. Diese hilft dir bei späteren Problemen.
  • Du möchtest außerdem eine Gutschrift auf dem Palettenkonto.
  • Und du möchtest etwas über Gesprächsführung und die Beweggründe deines Gegenübers lernen.

Lege einen Gesprächstermin fest.

Wenn du zwischen zwei Meetings und drei Kontoabstimmungen anrufst, wird das Gespräch keinen Erfolg haben.

Du solltest stattdessen einen Termin vereinbaren.
Das kannst du schriftlich machen. Am besten so.

„Sehr geehrter Herr /Frau…..
Ich möchte mit Ihnen gern noch einmal über die Palettenbuchung vom …sprechen.
Wann passt es Ihnen besser – morgen um 11 Uhr oder um 14 Uhr?
Anbei nochmal die Dokumente, dass Sie sich nochmal in den Vorgang einlesen können.“

Wichtig ist.
Du fragst nicht nach, ob er bereit ist ein Gespräch zu führen.
Diese Möglichkeit zum Wählen beseitigst du im Vorfeld schon.
Stattdessen lässt du deinem Gegenüber zwei Wahlmöglichkeiten – um 11 Uhr oder 14 Uhr.

Bei der Gesprächseröffnung zerstöre gleich das Konzept.

Dein Gegenüber wird gewohnt sein, solche Gespräche zu führen.
Denn in Speditionen rufen ständig Leute an und regen sich über die Palettenkonten auf.

Dein Gesprächspartner wird also darauf gefasst sein, deinen Anschuldigungen Stand zu halten.

Also beginne ganz anders.

„Hallo Herr/Frau….
Schön, dass sie Zeit haben.
Sie müssen mir unbedingt bei einem Problem helfen.“

Was heißt das?

  • Du bittest um Hilfe.
  • Du bittest um seine Hilfe.
  • Du bittest nur ihn um seine Hilfe, weil er dir helfen kann.

Dein Gesprächspartner -der Experte – ist der Helfer in der Not.
Er wird sich groß und bedeutend fühlen. – Gut so.
Du lässt ihn verdammt gut dastehen.
Du räumst ihm gleichzeitig einen Kompetenzvorsprung ein.

Er wird nicht Nein sagen. Zumindestens wird er es nicht mehr wollen.
Denn all das, was du ihm an „Vorschusslorbeeren“ bereits geschenkt hast – will er unbedingt behalten.“
Diese Hilfe-Aufforderung ist somit eine versteckte Anerkennung.

Und mit dieser Gesprächseröffnung rechnet er einfach nicht.

Probiere diese kurze Gesprächseröffnung in verschiedenen Gesprächen einmal aus.
Nur so zum Spaß. :-) Und achte auf die Reaktionen deiner Gesprächspartner.

Du wirst merken, wie dein Gesprächspartner eine Pause auf der anderen Seite der Leitung einlegt.
Einfach, weil er damit nicht gerechnet hat.

Er rechnete nämlich damit deine Anschuldigungen zurück zu weisen und hat sich genau darauf vorbereitet.
In dem Moment, wo du ihn gut dastehen lässt – Ist das ganze Konzept zerstört.

Und nun hast du eigentlich freie Bahn.

Im Gesprächsverlauf stelle viele Fragen und lass ihn reden.

Beginne nach der Begrüßung in etwa so:

„Ich habe ihnen ja den Palettenschein zukommen lassen – Haben sie sich diesen noch einmal angeschaut?“

Er/Sie wird erwidern.

„Ja habe ich. Ich kann Ihnen aber die Paletten nicht gutschreiben.“

Du daraufhin.

„Okay und welche Voraussetzungen müssten erfüllt sein, damit sie es könnten?“

Auch mit dieser Frage zerstörst du das Konzept.
Denn er erwartet, dass du gegen seine Behauptung ankämpfen wirst. Und versuchen wirst diese zu widerlegen.
Mit Fragen zerstörst du Konzepte.

Er wird dir irgendetwas anbieten. Vielleicht:

Der Absendertausch ist nicht eindeutig erkennbar.

Auch darauf antworte mit einer Frage:

Wie sollte Ihrer Meinung nach, der Absendertausch eindeutig dokumentiert sein?

Er sagt wieder:

Die Unterschriften müssen klar erkennbar sein.

Und jetzt kannst du ihn darauf hinweisen, das es so ist.

Aber…..
Warte noch und schieb etwas Entscheidendes hinterher.
Denn meistens wollen sich diese Menschen auch den Fehler nicht eingestehen und weichen deshalb niemals von ihrem eigenen Standpunkt zurück.

Also sagst du – auch wenn es nicht so ist:

„Mein Fehler.
Ich habe Ihnen bisher einen wichtigen Palettenschein vorenthalten.
Diesen habe ich selbst erst vor kurzen nachgefordert.
Und ich habe diesen an die letzte Email mit angehängt. (Die Email bei der du um einen Gesprächstermin gebeten hast)
Sie haben sich diesen wahrscheinlich noch nicht angeschaut.
Schauen sie sich bitte nochmals diesen Palettenschein an.“

Du hast diesen verdammten Palettenschein schon tausendmal rübergeschickt.
Du weißt es. Wenn er sich den Schein anguckt, weiß er es auch.
Aber – Wenn der Schein in Ordnung ist – Lässt du ihn sein Gesicht wahren.

Er muss sich den Fehler nicht eingestehen und ist somit schneller bereit, nachzugeben.

Bleib also am Telefon und warte seine Reaktion ab.

Wenn der Absendertausch eindeutig ist.
Und du ihn sein Gesicht wahren lässt, bekommst du die Gutschrift auf dem Palettenkonto.

Fazit der ganzen Unterhaltung:

  • Du wolltest deine Palettengutschrift durchsetzen – geschafft.
  • Du wolltest etwas über dein Gegenüber lernen – auch das hast du.
  • Du wolltest etwas über Gesprächsführung, Konflikt- und Problembeseitigung lernen – Auch das hast du
    Und letztlich wolltest du auf dem Beziehungskonto eine Einnahme für später buchen – Auch das hat geklappt.

Cool, oder? :-)
Also nimm zu jedem Zeitpunkt solche Herausforderungen an und meistere diese.

Der Experte auf der anderen Seite, weiß natürlich – dass du von Anfang an recht hattest.
Du weißt es. Er weiß es. Es braucht also nichts gesagt werden.

Beim nächsten Palettenkonto bzw. der nächsten Abstimmung wird sich der Experte aber anders verhalten.
Er nimmt dich und deine Reklamation anders war und wird diese anders prüfen.

Denn er möchte nicht noch einmal von dir so belehrt werden.

Zusammenfassung:

  • Falsche Experten in der Palettenverwaltung verdrehen Tatsachen, erfinden Geschichten.
    Und buchen Paletten aufgrund von Annahmen nicht.
  • Richtige Experten wissen: Das Einzige was zählt – ist der Beleg.
    Und ist ein Sachverhalt belegbar, muss dieser gebucht werden.
  • Wahre Experten in der Palettenbuchhaltung wissen aber schlechte Situationen für sich zu nutzen.
  • Experten lieben es zu lernen. Und deshalb gehen sie auch keinem Lernhindernis aus dem Weg.
    Sie können andere Menschen von ihrer Meinung überzeugen und dabei gleichzeitig bewirken, dass alle Partner dabei gewinnen.


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